ACUERDO No. 01
(febrero 7)
“Por el cual se reglamenta el trámite
interno del Derecho de Petición en
el Consejo Superior de la Judicatura, los Consejos Seccionales de la Judicatura
y las Direcciones Ejecutiva y Seccionales de Administración Judicial”.
LA SALA PLENA DEL
CONSEJO SUPERIOR DE LA
JUDICATURA
En ejercicio de sus
atribuciones constitucionales y legales, en especial de las que le confiere el
artículo 81de la Ley 270 de 1996, y
CONSIDERANDO
Que, la
Constitución Política en su artículo 23 consagra el derecho de todas las
personas a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de
interés particular o general, en forma verbal o escrita, y a obtener, en consecuencia,
pronta resolución;
Que, el Código
Contencioso Administrativo en su título I, capítulos I a VIII desarrolla el
derecho fundamental de petición, en virtud del cual se pueden iniciar las
actuaciones administrativas para obtener decisiones en interés general o
particular, solicitar informaciones o expedición de documentos, lo mismo que
formular consultas. Igualmente, señala el procedimiento para su presentación,
requisitos, trámite, términos y forma de resolverlas, así como los recursos que
proceden contra las decisiones adoptadas;
Que, el artículo 81
de la Ley 270 de 1996 - Estatutaria de la Administración de Justicia, establece
la posibilidad del ejercicio del derecho de petición ante el Consejo Superior
de la Judicatura, en los términos de la ley 57 de 1985 y demás disposiciones
que la desarrollen y complementen;
Que, es deber del
Consejo Superior de la Judicatura procurar que las solicitudes elevadas en
ejercicio del derecho de petición se tramiten en debida forma; propender por su
cumplimiento y efectividad, consultando los principios de economía, celeridad,
eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción; para lo cual debe
reglamentar su ejercicio,
ACUERDA
ARTICULO 1º. CAMPO DE APLICACION
A través del
Derecho de Petición, pueden las personas:
1. Hacer peticiones respetuosas en interés general o particular, de
acuerdo con los artículos 5º y 9º. del C.C.A., en los asuntos que por su
naturaleza legalmente le corresponda atender al Consejo Superior de la
Judicatura.
2. Solicitar información sobre las actividades desarrolladas por
esta Corporación, en los términos del artículo 17 y siguientes del C.C.A.
3. Pedir copia de documentos tales como las Actas de Sala, Acuerdos
y Resoluciones y solicitar las certificaciones que por disposición legal y
reglamentaria le corresponda expedir a la Corporación.
4. Formular consultas verbales o escritas, relacionadas con las
funciones constitucional y estatutariamente asignadas a los Consejos Superior y
Seccionales de la Judicatura, y a las Direcciones Ejecutiva y Seccionales de
Administración Judicial, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.
ARTICULO 2º. DE LA FORMULACION DE PETICIONES.
Las solicitudes que
se presenten ante el Consejo Superior de la Judicatura o sus Consejos
Seccionales y ante la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial o sus
Direcciones Seccionales, en ejercicio del derecho de petición, podrán
formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio que permita a
la Administración su conocimiento.
Las peticiones
escritas dirigidas al Consejo Superior de la Judicatura y a la Dirección
Ejecutiva de Administración Judicial, deberán enviarse a la respectiva Oficina
de Radicación y Correspondencia de la ciudad de Santafé de Bogotá.
Las solicitudes que
se hagan a los Consejos Seccionales de la Judicatura y a las Direcciones
Ejecutivas Seccionales se recepcionarán y radicarán en la Secretaría correspondiente.
Las peticiones
verbales se formularán directamente ante el funcionario o empleado encargado en
la respectiva Sala, Unidad, Oficina o dependencia administrativa, según la
naturaleza del asunto y las
competencias asignadas por la ley o los Acuerdos de la Corporación.
El funcionario o
empleado que recepcione la solicitud verbal, dispondrá lo pertinente para dejar
constancia escrita de la misma y obtener la firma del peticionario, si este así
lo solicita. En todo caso, deberá informarle al interesado de la existencia de
esta prerrogativa.
PARAGRAFO. Las solicitudes escritas dirigidas al Consejo Superior de la
Judicatura y a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial podrán
presentarse a través de sus respectivos Consejos Seccionales o Direcciones
Seccionales, quienes las remitirán a la dependencia correspondiente dentro de
las 24 horas siguientes a su recepción. En tal caso, se entenderá para todos los efectos legales que fue
presentada ante la dependencia competente en la fecha de entrega por el
peticionario.
Si en el lugar de
residencia del solicitante no funcionan dependencias del Consejo Superior de la
Judicatura o de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, el escrito
podrá presentarse ante la personería municipal.
ARTICULO 3º. HORARIO DE ATENCION AL PUBLICO.
Las peticiones
escritas y verbales deberán presentarse
dentro del horario normal de atención, que en todo caso tendrá una duración
mínima de ocho (8) horas diarias, de lunes a viernes, sin perjuicio de que, en
circunstancias especiales y cuando lo estime conveniente, la Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, en ejercicio de la
facultad que le otorga el artículo 85, numeral 26 de la Ley 270 de 1996, modifique los horarios de atención al
público.
ARTICULO 4º. UTILIZACION DEL CORREO PARA EL
ENVIO DE INFORMACION.
El Consejo Superior
de la Judicatura deberá facilitar la recepción y envío de documentos o
solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado.
En ningún caso se
inadmitirán las solicitudes o informes
que se hayan recibido por correo certificado.
Para los efectos
del vencimiento de términos se entenderá que el peticionario presentó la
solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad, en la fecha y hora de
recepción en la dependencia del Consejo Superior de la Judicatura.
Igualmente, el
peticionario podrá solicitar a la entidad el envío por correo de documentos o
información, para lo cual deberá adjuntar a su petición un sobre al cual se
adhiera la estampilla postal requerida.
PARAGRAFO. Para que se tenga como válido el envío por correo certificado, la
dirección de la dependencia del Consejo Superior de la Judicatura a la cual vaya dirigido debe aparecer clara
y correctamente diligenciada.
ARTICULO 5º. REQUISITOS.
Las peticiones
escritas deberán contener, por lo menos, los siguientes requisitos:
1. La designación de la autoridad a la cual se dirige;
2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y/o de su
apoderado o su representante legal, si es del caso;
3. La indicación del documento de identidad y dirección para envío
de correspondencia del peticionario y/o de su apoderado o representante legal;
4. Lo que se solicita y la finalidad que se persigue;
5. Las razones en que se apoya;
6. La relación de los documentos, en caso de que se adjunten;
7. El poder para actuar, cuando se obre por conducto de apoderado;
8. La firma del memorialista.
PARAGRAFO. Recibido el escrito, la dependencia receptora lo rotulará con
indicación de la fecha y hora de recibo, el número de radicación, el nombre del
peticionario y la dependencia a la cual
será remitido. Sobre la base de los datos suministrados en el rótulo
correspondiente, el interesado podrá requerir información sobre el estado de su
solicitud.
La Oficina
receptora deberá enviar las solicitudes a la dependencia administrativa
competente para decidirlas, a más tardar dentro de las veinticuatro (24) horas
siguientes a su recibo.
ARTICULO 6º. VERIFICACION DE REQUISITOS.
Recibida la
petición escrita en la dependencia competente para resolverla o contestarla, el
funcionario o empleado encargado verificará el cumplimiento de los requisitos
señalados en el artículo inmediatamente anterior y los que sean necesarios para resolver de fondo. Si las informaciones o documentos que
proporcione el interesado al iniciar la actuación administrativa no son
suficientes para decidir, se le requerirá por escrito, por una sola vez, con
toda precisión, para que subsane las fallas o aporte lo que haga falta.
PARAGRAFO 1º. El
requerimiento interrumpirá los términos establecidos para decidir la
petición. Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o
informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzarán a
correr otra vez los términos pero, en adelante, no se le podrán pedir más
complementos, y se decidirá con base en aquello de que dispongan.
PARAGRAFO 2º. Si dentro de los dos (2) meses siguientes a
la solicitud de cumplimiento de requisitos o de información adicional el
interesado no se pronuncia al respecto, se entenderá que ha desistido de su
petición, procediéndose, en consecuencia, a ordenar su archivo en la
dependencia encargada de su tramitación, sin perjuicio de que el interesado
presente posteriormente una nueva solicitud.
PARAGRAFO 3º. Los funcionarios y empleados no podrán exigir
a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos
tengan o que puedan obtener en los
archivos de la Corporación.
ARTICULO 7º. SUSCRIPCION DE LAS RESPUESTAS.
Toda respuesta a las
peticiones presentadas ante el Consejo Superior de la Judicatura deberá
firmarse, según corresponda, por el Presidente de la Corporación, el Presidente
de la Sala Administrativa o de la Sala Jurisdiccional Disciplinaria, el
Director Ejecutivo de Administración Judicial, el Presidente del Consejo
Seccional de la Judicatura o el Presidente de la Sala respectiva, el Director de Unidad o de Oficina, los
Abogados Asistentes de la Oficina de Asesoría Jurídica o los Jefes de dependencias administrativas de
la Sala Administrativa.
PARAGRAFO. Es de competencia privativa del Presidente
del Consejo Superior de la Judicatura y de los Presidentes de las Salas
Administrativa y Jurisdiccional Disciplinaria dar respuesta a las solicitudes
formuladas por el Presidente de la República, los Presidentes del Congreso, de
la Corte Suprema de Justicia, de la Corte Constitucional, del Consejo de
Estado, del Consejo Superior de la Judicatura y de la Sala Jurisdiccional
Disciplinaria de esta Corporación. Igualmente,
les corresponde comunicar las decisiones que impliquen la definición de
políticas por parte del Consejo Superior de la Judicatura.
En los casos
anteriores, el funcionario o empleado encargado de elaborar el proyecto
para estudio y decisión de la Sala,
tendrá a su cargo el control de los términos legales establecidos para atender
la petición, y el trámite de la misma.
ÁRTICULO 8º. TRASLADO POR COMPETENCIA.
De conformidad con
lo dispuesto por el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, si la
dependencia o funcionario a quien se dirige la solicitud o ante quien se cumple
el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es
competente, deberá informarlo en el acto al interesado, si este actúa
verbalmente; o dentro del término de diez (10) días, a partir de la recepción
si obró por escrito; en este último caso la dependencia o funcionario o
empleado a quien se hizo la petición deberá enviar el escrito, dentro del mismo
término, al competente, y los plazos establecidos para decidir se ampliarán en
diez (10) días.
Si el asunto
corresponde a otra dependencia del Consejo Superior de la Judicatura, se hará
la remisión correspondiente a más tardar al día siguiente, sin necesidad de
informar sobre el particular al peticionario.
ARTICULO 9º. DEL TERMINO PARA RESOLVER LAS PETICIONES.
Teniendo en cuenta
la clase de petición, ésta deberá ser resuelta dentro de los siguientes plazos:
1. La petición en interés general o particular, dentro de los
quince (15) días siguientes a la fecha de su radicación;
2. La solicitud de información o de expedición de documentos,
dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su radicación;
3. Para resolver sobre estas peticiones la dependencia contará con
un término máximo de diez (10) días hábiles. Si pasado este lapso no se ha dado
respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la
respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el documento deberá ser
entregado dentro de los tres (3) días siguientes.
La formulación de
consultas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de su
radicación.
PARAGRAFO 1º. Cuando la petición haya sido verbal, la
decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. En los
demás casos será escrita.
PARAGRAFO 2º. Cuando no fuere posible resolver o
contestar la petición en dichos plazos, se deberá informar así al interesado,
expresando los motivos que se tienen y señalando la fecha en que se resolverá o
dará respuesta, con sujeción al término adicional que autoriza la ley.
PARAGRAFO 3º. Para todos los efectos legales, los días
mencionados en este Acuerdo se entienden hábiles.
ARTICULO 10º. DE LA INTERRUPCION DE LOS TERMINOS PARA RESOLVER O CONTESTAR.
Los términos
señalados en el artículo 9º de este Acuerdo se interrumpirán en los siguientes
casos:
1. Cuando la petición no reúna los requisitos legales, hasta tanto
el interesado cumpla con los mismos, una vez requerido en la forma de que da
cuenta el parágrafo 2º del artículo 6º de esta reglamentación.
2. Mientras se surte el trámite incidental de que trata el artículo
30 del C.C.A.;
3. Mientras el interesado no cancele el valor de las copias
solicitadas, de conformidad con lo establecido en este mismo Acuerdo.
4. Durante el término señalado
para la práctica de pruebas, si hay lugar a ellas.
ARTICULO 11º. DEL RECHAZO DE PETICIONES.
Habrá lugar al
rechazo de la petición en los siguientes casos:
1. Cuando se utilicen expresiones irrespetuosas o desobligantes
como amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas o provocaciones, entre
otras;
2. Cuando se presente en forma recurrente por un mismo particular,
en relación con asuntos o materias respecto de las cuales ya se haya pronunciado
el Consejo Superior de la Judicatura, a menos que se planteen o aparezcan
circunstancias que ameriten un nuevo
análisis.
PARAGRAFO. En el acto de rechazo se señalará expresamente la razón por la cual no
se atendió la petición.
ARTICULO 12º. DEL PAGO DE LAS COPIAS.
La expedición de
copias de toda clase de documentos dará lugar al pago de las mismas cuando, a
juicio de la Corporación, la cantidad solicitada lo justifique. Para tal efecto
se le indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, según el caso, que
previamente a la entrega de las copias requeridas deberá cancelar el valor de
las mismas y presentar ante la dependencia correspondiente el comprobante que
acredite la consignación bancaria a órdenes de la Dirección Ejecutiva de Administración
Judicial, en la cuenta que para el efecto se le indique. De lo contrario, se
entenderá que ha desistido de su
solicitud.
PARAGRAFO 1º.
Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 24 del Código Contencioso
Administrativo, se fija en cien pesos ($100.oo) el valor que debe pagarse por
hoja copiada, y se faculta a las Salas Administrativas de los Consejos
Seccionales de la Judicatura para hacer los ajustes respectivos en el mes de
enero de cada año, mediante Acuerdo.
PARAGRAFO 2º. La autenticación de las copias no tendrá
costo adicional.
PARAGRAFO 3º. La expedición de certificaciones tendrá un
valor de cien pesos ($100.oo).
PARAGRAFO 4º. El valor de los desgloses será el que
resulte de sumar el costo de las copias requeridas y de las certificaciones.
PARAGRAFO 5º. Si en la respectiva oficina no fuere
posible reproducir directamente los documentos, o la tarifa fijada resultare
elevada a juicio del peticionario, se le indicará el sitio en el cual un
empleado de la Corporación sacará las copias a que hubiere lugar. En este
evento, los gastos serán cubiertos, previamente y en su integridad, por el
interesado.
ARTICULO 13º. DE LA INFORMACION DE CARÁCTER
RESERVADO.
El Consejo Superior
de la Judicatura sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la
copia o fotocopia de los mismos, cuando éstos tengan carácter reservado conforme a la Constitución y a la Ley o hagan
relación a la defensa o seguridad nacional. La decisión se hará constar en acto
debidamente motivado.
El examen de los documentos
se hará en horas de despacho al público y si fuere necesario en presencia de un
empleado de la entidad.
PARAGRAFO 1º. El carácter reservado de un documento no
será oponible a las autoridades que los soliciten para el debido ejercicio de
sus funciones, no obstante lo cual deberán asegurar la reserva de dichos
documentos. Tampoco será oponible a la persona sobre la cual versen dichos
documentos, en cuyo caso deberá acreditar tal calidad.
PARAGRAFO 2º. La reserva legal sobre cualquier documento cesará
a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos estos, el documento
adquiere el carácter de histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano, y la autoridad que lo posea adquiere la obligación de expedir a
quien lo demande copias o fotocopias del mismo.
ARTICULO 14º. PUBLICIDAD.
Para la debida
información de los interesados, copia de este reglamento se fijará en un lugar
visible de las Oficinas de Radicación y
Correspondencia del Consejo Superior de la Judicatura y de la Dirección Ejecutiva
de Administración Judicial; así mismo, en las Secretarías de los Consejos
Seccionales de la Judicatura y de las Direcciones Seccionales de Administración
Judicial. Igualmente se divulgará a través de los medios electrónicos de que
dispone la Corporación, para facilitar
su consulta vía Internet.
ARTICULO 15º. SANCIONES.
El incumplimiento
de los trámites y términos prescritos en este Acuerdo, acarreará para el
funcionario o empleado responsable las sanciones establecidas en el Código
Disciplinario Unico (Ley 200 de 1995) y en los artículos 7, 22 y 76 del C.C.A.
ARTICULO 16º. VIGENCIA. El
presente Acuerdo rige a partir de su publicación en el Diario Oficial y en la
Gaceta de la Judicatura.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Bogotá, D.
C. a los siete (7) de febrero del año dos mil dos (2002).-
FERNANDO CORAL VILLOTA
Presidente
CELINEA OROSTEGUI DE JIMÉNEZ
Secretaria