GESTIÓN DOCUMENTAL

 

Con el propósito de dar un mejor manejo de la función archivista de la justicia regional y con el ánimo de garantizar el derecho a la información y reprografía de la documentación, la Sala Administrativa mediante Acuerdo No.  2371 de 21 de abril de 2004, adscribió al Centro de Documentación Judicial- CENDOJ, la Sección de Archivo de la extinta Justicia Regional, creada por Acuerdo No. 535 de 30 de junio de 1999.

Con miras a fortalecer las actividades del Centro de Documentación Judicial-CENDOJ, la Sala Administrativa mediante Acuerdo No. 2589 de 15 de septiembre 2004, fijó una nueva estructura y planta de personal y creó la Sección de Gestión Documental.

Así mismo mediante Acuerdo No. 1746 de 5 de marzo de 2003 ,definió los principios y criterios que regulan la administración de documentos en los ámbitos de la gestión judicial y del gobierno de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que tales documentos son expresión material de la gestión judicial y administrativa y que constituyen fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de Administración de Justicia, medio de acceso a la información judicial e indispensable instrumento de la memoria institucional.

Igualmente, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, le asignó al Centro de Documentación Judicial-CENDOJ, la tarea de ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Archivo, órgano asesor de la Sala Administrativa en aspectos relacionados con la administración documental y con la formulación de propuestas de descongestión documental y de preservación de la memoria histórica contenida en la documentación judicial.

Posteriormente, a través del Acuerdo No. PSAA10-6968 de 2 de junio de 2010, se modifica el Acuerdo No. 1746 de 2003, creándose el Comité de Archivo, como orientador de la política de administración documental en la Rama Judicial.

A través del Acuerdo No. 2355 de 31 de marzo de 2004 la Sala Administrativa Reglamentó la administración y archivo de las comunicaciones oficiales del Consejo Superior de la Judicatura y adoptó el Manual de Procedimientos del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial SIGOBIUS, determinando que la administración y coordinación para el adecuado funcionamiento del sistema quedara a cargo de la Unidad Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y del Centro de Documentación Judicial- CENDOJ.

Con el Acuerdo No. PSAA11-8707 de 3 de octubre de 2011, se reglamenta la administración y uso del sistema de comunicaciones oficiales en el Consejo Superior de la Judicatura y áreas administrativas de la Rama Judicial y, se adopta el Manual de Procedimientos del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo de Documentos Oficiales-SIGOBius, derogando el Acuerdo No. 2355 de 31 de marzo de 2004.

En el Acuerdo PSAA14-10137 de 22 de abril de 2014, se establece la política general de gestión documental para la Rama Judicial y se dictan reglas para asegurar su implementación, modificando el Acuerdo 1746 de 2003.

Acuerdo No. PSAA14-10160, "Por el cual se adopta el plan de Gestión ambiental de la Rama Judicial"

Finalmente, en el Acuerdo No. PSAA14-10163 de 16 de junio del 2014, se reglamenta la administración técnica y funcional del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo de Documentos oficiales –SIGOBius en el Consejo Superior de la Judicatura. 

Acuerdo No. CSJA17-10784 "Por el cual se establecen las políticas generales de gestión documental y archivo para la Rama Judicial y se dictan reglas para asegurar su implementación, en un solo acto administrativo". Se reglamenta la administración técnica y funcional y se adopta el Manual de Procedimientos del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo de Documentos Oficiales - SIGOBius.