GUÍA DEL PROCESO DE NOTIFICACIÓN PERSONAL

• Reglas de validez de notificación personal supletiva artículos 291 y 292 del Código General del Proceso (Citación para diligencia de notificación personal y notificación por aviso).

En caso de utilizarse el mecanismo de notificación previsto en el artículo 291 y 292 del C.G.P. se hace necesario por el principio de equivalencia funcional lo siguiente:

1. Que en el formato de citación para diligencia de notificación personal se incluya, además de los requisitos previstos en la norma, como opciones de comparecencia:

1. Comparecer electrónicamente al juzgado para recibir notificación dentro de los cinco (5), diez (10) o treinta (30) días (debe escoger uno de los tres términos, según la ubicación del demandado) siguientes a la fecha de la entrega de este comunicado, enviando un correo electrónico a la cuenta j02pqccmiba@cendoj.ramajudicial.gov.co manifestando su intención de conocer la providencia a notificar. A vuelta de correo recibirá copia del expediente que incluye la providencia a enterar, junto con el acta de que trata el numeral 5 del artículo 291 del C.G.P.
2. En el evento que no pueda comparecer electrónicamente, se le prevendrá para que comparezca a las instalaciones físicas del juzgado (debe indicar la dirección del despacho) a recibir notificación dentro de los cinco (5), diez (10) o treinta (30) días (debe escoger uno de los tres términos, según la ubicación del demandado) siguientes a la fecha de la entrega del oficio, en el horario laboral de 8:00 am a 12:00 m y desde la 1:00 p.m. hasta las 5:00 p.m.

Las dos modalidades de comparecencia consolidarán el proceso de notificación.

2. De no comparecer en él término otorgado se procederá a la notificación por aviso. Esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 292 del C.G.P. y además sobre el traslado lo siguiente:

TRASLADO. Si bien en principio se consideró que era facultativo la remisión física de la demanda y los anexos junto al aviso de notificación y copia de la providencia una nueva lectura del artículo 91 del Código General del Proceso impone que ese envío sea obligatorio.

En efecto, la exegesis de esa disposición debe hacerse de manera sistemática con lo preceptuado en el inciso segundo de la regla 89 ibídem que a su tenor expresa "[c]on la demanda deberá acompañarse copia para el archivo del juzgado, y tanta copias de ella y de sus anexos cuantas sean las personas a quienes deba correrse traslado."

Ese proceso hermenéutico enseña que la opción que le asiste al demandado para retirar las copias en las instalaciones de este estrado judicial dentro de los tres días siguientes al recibo del aviso de notificación, ésta dada por la posibilidad de que se alleguen los anexos físicos al despacho. Pero, como quiera que la recepción de la demanda y sus soportes en la actualidad se hace de manera digital, el "suministro" físico de esos documentos en la forma indicada por el inciso segundo del artículo 91 in fine se torna inviable.

En esa medida y teniendo en cuenta que la carga en cabeza del demandante de acompañar la demanda y los anexos físicos para ser trasladados al demandado se mantiene de acuerdo con la norma 89 citada, se hace indispensable construir el acto procesal que garantice el derecho de defensa de éste de conformidad con lo establecido en el precepto 12 del estatuto adjetivo, que no es otro, al de ordenar que junto al aviso y providencia que se notifique se remitan también aquellos documentos para cumplir con el propósito de las normas estudiadas. (Enviar aviso más copia de la providencia, copia de la demanda y sus anexos).    

• Reglas de validez del proceso de notificación personal electrónica por medios telemáticos como correo electrónico o WhatsApp. Artículo 8 de la Ley 2213 de 2022.

Estudiadas las normas que regulan la materia artículo 8 de la Ley 2213 de 2022, Ley 527 de 1999 y la Ley Modelo sobre Comercio Electrónico de la Comisión de Naciones Unidad para el Derecho Mercantil Internacional, serán válidas y tendrán eficacia probatoria las notificaciones personales por medios telemáticos, como WhatsApp o correo electrónico, que cumplan con los siguientes requisitos:

1. Inalterabilidad, integridad, rastreabilidad y autenticidad del mensaje de datos a comunicar. Cumplimento del requisito de forma equivalente al escrito.

Este requisito se acreditará allegando al despacho la providencia (y la demanda y sus anexos de ser el caso, artículo 6 de la Ley 2213 de 2022) que fue remitida al demandado.

2. Atribución al demandante o iniciador del mensaje enviado.

Este requisito se entenderá satisfecho si el demandante afirma que fue la persona que lo envió y anexa el pantallazo que identifique el correo electrónico o el número telefónico del dispositivo donde fue generado el mensaje de datos. El correo electrónico o el número telefónico deberán coincidir con los indicados previamente en el proceso. 

3. Que el mensaje sea enviado a través del medio telemático que el demandado usa para recibir información.

Este requisito se entenderá satisfecho si allega los pantallazos que den cuenta de (i) la información mediante la cual se le da a conocer al demandado "qué se le comunica"; (ii) los términos que se deben correr;  (iii) la forma de comparecer al juzgado para contestar la demanda (virtual o físicamente)*; y (iv) el correo electrónico o número telefónico que identifica el sistema de información al que se envía el mensaje y que es usado por el demandado.

• IMPORTANTE. Requisito fundamental, artículo 8 inciso segundo de la Ley 2213 de 2022.

Con el fin de corroborar que el medio telemático correo electrónico o WhatsApp sea el utilizado por el demandado para recibir notificaciones el demandante deberá (i) asegurar (con las implicaciones penales que su afirmación conlleva) que en efecto ese es el canal telemático que utiliza el demandado para recibir comunicaciones; (ii) informar la forma como lo obtuvo; y (iii) allegar las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a la persona por notificar.

Sobre este último requisito deberá tener en cuenta que en las evidencias allegadas (pantallazos) se identifique al demandado como el titular del correo electrónico o número telefónico (con su nombre completo o demás datos que sirvan a ese propósito). En esto existe libertad probatoria pero la doctrina internacional que ha analizado este tema en los mensajes de datos, le da mayor valor demostrativo si existen comunicaciones previas entre demandante y demandado en las que se logre identificar a este último y la manera como se comunica a través del medio telemático. Por eso se sugiere se alleguen esas comunicaciones para dar mayor seguridad jurídica al proceso de notificación. 

4. Acuse de recibo.

Se deben allegar los pantallazos que corroboren el recibo del mensaje de datos – providencia – y la fecha de recibo (ya sea por un mecanismo automatizado o por otros medios de prueba). No sirve a este propósito los pantallazos que den cuenta del envío. Envío y recibido son actos distintos. El mensaje que dé cuenta del acuse de recibo debe ser legible y entendible, de tal manera que de una simple lectura se pueda comprender que el mensaje ha sido recepcionado. En el caso de WhatsApp el doble check gris                  junto a la fecha es suficiente para corroborar el recibido.

ADVERTENCIA. Se le recuerda que por disposición del artículo 78 numeral 12 del Código General del Proceso es deber del demandante conservar el mensaje de datos en su forma original para posterior revisión por parte del juez o del perito en caso de que el demandado cuestione la validez del proceso de notificación. La no conservación del mensaje de datos en su formato original incidirá en la valoración probatoria que se haga al respecto.

A continuación, encontrarán modelos sobre los procesos de notificación, los cuales no resultan obligatorias y no relevan al demandante de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley procesal civil

Con fundamento en el art. 291 del C.G.P., sírvase comparecer ante el JUZGADO SEGUNDO DE PEQUEÑAS CAUSAS Y COMPETENCIAS MÚLTIPLES DE IBAGUÉ, para notificarle personalmente la providencia de la referencia.

Para la notificación podrá comparecer optando por cualquiera de las siguientes formas:

1. Comparecer electrónicamente al juzgado para recibir notificación dentro de los cinco (5), diez (10) o treinta (30) días (el demandante debe escoger uno de los tres términos, según la ubicación del demandado) siguientes a la fecha de la entrega de este comunicado, enviando un correo electrónico a la cuenta j02pqccmiba@cendoj.ramajudicial.gov.co manifestando su intención de conocer la providencia a notificar. A vuelta de correo, recibirá copia del expediente que incluye la providencia a enterar, junto con el acta de que trata el numeral 5 del artículo 291 del C.G.P.

2. En el evento que no pueda comparecer electrónicamente, se le previene para que comparezca a las instalaciones físicas del juzgado ubicado en la Carrera 5 número 41-16 Edificio F25 Piso 14 Oficina 1409 de Ibagué Tolima, teléfono 608-2660034, a recibir notificación dentro de los cinco (5), diez (10) o treinta (30) días (el demandante debe escoger uno de los tres términos, según la ubicación del demandado)  siguientes a la fecha de la entrega del oficio, en el horario laboral de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 m y desde las 1:00 p.m. hasta las 5:00 p.m.

De no comparecer por ninguno de los anteriores medios en los términos indicados, se procederá a la notificación por AVISO conforme lo estipula el art. 292 del C.G.P.

Atentamente, parte interesada.

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XXX

T.P. XXX del C.S. de la J.

TELÉFONO: XXX

Con fundamento en el art. 292 del C.G.P., me permito notificarle la providencia de la referencia y que se adjunta a este aviso, por medio de la cual se admite la demanda o libra mandamiento de pago (el demandante deberá escoger una opción según el caso).

Se advierte que la notificación de la providencia se considerará surtida al finalizar el día siguiente de la entrega de este aviso. Una vez notificada comenzarán a correr los términos indicados en la providencia que se notifica.

Para efectos del traslado puede optar, dentro de los tres (3) días siguientes a que se surta la entrega del presente aviso, por las siguientes vías:

1. Solicitar al juzgado a través de la cuenta j02pqccmiba@cendoj.ramajudicial.gov.co la reproducción de la demanda y sus anexos, que le serán enviadas a vuelta de correo electrónico.

2. Por excepción sólo en el evento que no pueda solicitar las copias a través de correo electrónico podrá hacerlo directamente en las instalaciones físicas del juzgado ubicado en la Carrera 5 número 41-16 Edificio F25 Piso 14 Oficina 1409 de Ibagué Tolima, teléfono 608-2660034en horario laboral, de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 m y desde las 1:00 p.m. hasta las 5:00 p.m.

TRASLADO. A través del presente aviso se remite de manera física la demanda y los anexos y, copia de la providencia a notificar.

Atentamente, parte interesada.

______________________________

XXX

T.P. XXX del C.S. de la J.

TELÉFONO: XXX

MODELO DE NOTIFICACIÓN PERSONAL POR WHATSAPP. ARTÍCULO 8 DE LA LEY 2213 DE 2022

Cumplimiento de requisitos para validar el proceso de notificación.

1.  Inalterabilidad, integridad, rastreabilidad y autenticidad del mensaje de datos a comunicar. Cumplimento del requisito de forma equivalente al escrito.

El demandante debe allegar al expediente la providencia que fue comunicada al demandado.

2.  Atribución al demandante o iniciador del mensaje enviado. Además de afirmar el demandante que fue la persona que lo envió, debe anexar el pantallazo que identifique el número telefónico del dispositivo que usó para enviar el mensaje.

3. Que el mensaje sea enviado a través del medio telemático que el demandado usa para recibir información.

Este requisito se entenderá satisfecho si allega los pantallazos que den cuenta de (i) la información mediante la cual se le da a conocer al demandado "qué se le comunica"; (ii) los términos que se deben correr; (iii) la forma de comparecer al juzgado para contestar la demanda (virtual o físicamente)*; y (iv) el número telefónico que identifica el sistema de información al que se envía el mensaje y que es usado por el demandado.

4.   Acuse de recibo y fecha. Basta el check gris.

5. Advertencia: el proceso de notificación no tendrá validez sino cumplen con lo establecido en el inciso segundo del artículo 8 de la Ley 2213 de 2022. En especial sino allegan las evidencias en la forma indicada en esta guía que se funda en las reglas que regulan el mensaje de datos.