REPÚBLICA DE COLOMBIA
RAMA JUDICIAL DEL PODER PÚBLICO
JUZGADO QUINTO DE FAMILIA DE IBAGUE TOLIMA
Correo institucional: j05fctoiba@cendoj.ramajudicial.gov.co
LA SUSCRITA JUEZ QUINTA DE FAMILIA DE IBAGUE TOLIMA,
INFORMA A LA CIUDADANIA
Que todos los procesos se adelantarán atendiendo las consideraciones que se indican a continuación:
1. DECRETO 806 DE 2020 - NUEVAS MEDIDAS DE PROCEDIMIENTO. Se insta a los usuarios de la Administración de Justicia a revisar el Decreto 806 de 2020, que introdujo importantes reformas procesales entre las cuales se tienen:
Traslados. Cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba correrse traslado a los demás sujetos procesales, mediante la remisión de la copia por un canal digital, se prescindirá del traslado por secretaria, el cual se entenderá realizado a los dos (2) días hábiles siguientes al del envío del mensaje y el término respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.
Audiencias o diligencias. Se llevarán a cabo por medios tecnológicos que garanticen la presencia de los sujetos procesales, sin necesidad de la autorización de que trata el parágrafo 2º del artículo 107 del CGP, y, previo a su celebración, se les informará sobre la herramienta tecnológica que se utilizará y los datos de la reunión para su ingreso. Establecida mediante providencia la fecha y hora para llevar a cabo la audiencia, los abogados serán responsables de suministrar previamente a la misma, sus datos de contacto electrónico y telefónico, así como del de sus partes, testigos o demás personas que deban intervenir en la misma; con el fin de contar con la información requerida para la realización de la diligencia, de acuerdo a las instrucciones del Despacho.
En caso de que excepcionalmente se requiera realizar la audiencia de forma presencial, se atenderán los protocolos de bioseguridad para el ingreso a las sedes judiciales.
Notificaciones personales. - Las notificaciones que deban realizarse de manera personal podrán asimismo efectuarse de forma virtual, las que se surtirán con el envío de la providencia respectiva a la dirección electrónica suministrada por el interesado.
Notificaciones por estado. - Las decisiones que deban notificarse por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia -salvo reserva legal o decreto de medida cautelar, en estos casos, deberá solicitarse al correo institucional.
Excepciones. - De las excepciones presentadas se correrá traslado, de conformidad con el artículo 110 del CGP, por el término de tres (3) días, lapso durante el cual el demandante podrá pronunciarse y, si fuere el caso, subsanar los defectos allí anotados. Estas se formularán según lo disponen los artículos 100 a 102 ibidem y se resolverán antes de la audiencia inicial.
2. PRESENTACIONES DE DEMANDA. Las demandas se presentarán en forma de mensaje de datos, lo mismo que todos sus anexos, a las direcciones de correo electrónico que el Consejo Superior de la Judicatura disponga para efectos del reparto. El demandante, al presentar la demanda, simultáneamente deberá enviar por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados, salvo cuando se soliciten medidas cautelares previas o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones el demandado. Del mismo modo deberá proceder el demandante cuando al inadmitirse la demanda presente el escrito de subsanación.
La demanda indicará el canal digital donde deben ser notificadas las partes, sus representantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so pena de su inadmisión.
Asimismo, contendrá los anexos en medio electrónico, los cuales corresponderán a los enunciados y enumerados en la demanda, y no será necesario acompañar copias físicas, ni electrónicas para el archivo del juzgado, ni para el traslado
3. NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES. Para la recepción, tramite de memoriales, y atención y consultas de usuarios y apoderados, se privilegiará el uso de medios técnicos y/o electrónicos, como atención telefónica a través de la línea fija 0382-2610931, y al correo electrónico institucional j05fctoiba@cendoj.ramajudicial.gov.co.
En la Sede Judicial, como regla general no se prestará atención presencial al público por lo cual, todos los memoriales, sin excepción, deberán ser remitidos por los interesados en formato PDF, usando algún mecanismo de firma para identificar al autor o emisor del documento, al correo electrónico institucional del Juzgado, incluyendo siempre en el mismo IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO CON TIPO Y NÚMERO ÚNICO DE RADICACIÓN, ASUNTO O PETICIÓN (Ej: recurso, contestación, traslado de excepciones, solicitud de copias, solicitud de títulos judiciales, etc.) y DATOS DE NOTIFICACIÓN ACTUALIZADOS. Si se remiten anexos, especificar en el escrito cuántos anexos y con cuántos folios se remiten.
Cuando los documentos a remitir superen la capacidad permitida por el correo electrónico del interesado, deberá cargarlo a OneDrive, dar acceso al correo institucional del Juzgado correspondiente, e informar en el memorial, el link o enlace que contiene el documento a anexar.
En el caso que se presenten solicitudes o memoriales fuera del día y horario hábil judicial (Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.), se entenderán radicados al día y hora hábil siguiente.
4. ATENCIÓN PRESENCIAL Se informa a los usuarios que la atención presencial es excepcional y aquellos usuarios que la requieran, deberán solicitar cita al correo j05fctoiba@cendoj.ramajudicial,gov.co señalando en el asunto los 23 dígitos del proceso, indicando en el contenido del mensaje, la calidad con la que actúan y justificando brevemente la petición de atención presencial; una vez estudiada la solicitud por el Despacho y en caso de ser necesaria la atención presencial por no poderse evacuar virtualmente lo requerido, se asignará la cita correspondiente.
Con el objeto de evitar aglomeraciones en las sedes judiciales sólo se permitirá el acceso a la persona que acredite su cita; siempre que use de manera correcta y permanente el tapabocas, mantenga el distanciamiento social, siga todo el protocolo de bioseguridad, y las reglas de acceso y permanencia en las sedes judiciales ordenadas por el Consejo Superior de la Judicatura, exhibiendo sin excepción su documento de identidad y el correo electrónico de autorización de ingreso al edificio expedido por el Juez.
No se permite el acceso a las sedes judiciales de menores de edad, personas mayores de 60 años, mujeres en estado de embarazo, ni personas que presente fiebre o síntomas gripales.
En todo caso, para la atención y consulta de usuarios y apoderados, se privilegiará el uso de medios técnicos y/o electrónicos, como atención telefónica, correo electrónico institucional y otros disponibles.
5. PAGO DE DEPÓSITOS JUDICIALES. Se seguirán aplicando hasta nueva orden, los lineamientos establecidos por la Presidencia del Consejo Superior de la Judicatura en Circular PCSJC20-10 de 25 de marzo de 2020, para las autorizaciones de pago de títulos por concepto de alimentos, con o sin orden permanente; por lo anterior, se seguirán los siguientes lineamientos:
- La recepción de las solicitudes correspondientes al pago de depósitos por concepto de cuota de alimentos, se hará únicamente a través de la cuenta de correo electrónico institucional del despacho, en el horario hábil de lunes a viernes de 8 a.m. a 5 p.m.
- El Juez y el secretario efectuaran la autorización virtual (confirmación de pago electrónica) en el portal web transaccional, y será suficiente para que el Banco Agrario de Colombia realice los pagos de depósitos judicial o cuotas alimentarias, con o sin orden permanente, a la persona autorizada en el portal, exigiendo únicamente la presentación del documento de identificación del beneficiario al momento de realizar el pago.
- El trámite de la autorización, se dará a conocer oportunamente al usuario a través de respuesta al correo electrónico desde el cual eleve su solicitud.
- Se previene a la ciudadanía para que previo a acudir al Banco Agrario de Colombia al cobro de un título judicial, debe haberse cumplido con la solicitud y autorización anteriores; de lo contrario, el Banco no procederá a su pago.
- Sólo de manera excepcional, y en caso de que no sea posible realizar el trámite de autorización de pago a través del portal Web transaccional, se expedirá el formato DJ04 y de esta manera se tendrá el documento válido para el pago, soportado en el Portal Web Transaccional de Depósitos Judiciales.
6. ATENCIÓN VENTANILLA VIRTUAL. Con el fin de faciliar la prestaciòn del servicio se habilitara la ATENCIÓN VIRTUAL como nuevo canal de atención a los usuarios del Juzgado 5 de Familia de Ibaguè, mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a fin de procurar que los usuarios accedan a la información de sus trámites de forma aún más ágil y oportuna, sin tener que acudir físicamente a la sede judicial, disminuyendo el número de trámites de que se canalizan mediante correo electrónico, particularmente las que no requieren decisión judicial mediante providencia.
Plataforma: se utilizará la plataforma de reuniones TEAMS de Microsoft.
Horario de atención: Este canal estará habilitado, en principio, los días martes de 8:30 a.m. a 10:30 a.m. e irá aumentando su horario en la medida de la demanda del canal por parte de los usuarios.
Instructivo de acceso: El usuario deberá acudir al micrositio web asignado al Juzgado 5 de Familia del Circuito de Ibaguè, en el horario fijado para la atención y dar clic en la pestaña atención al usuario.
Inmediatamente será remitido a la presentación del módulo de atención que contiene el LINK DE ACCESO a la reunión de Teams creada por el despacho para el efecto, al cual deberá dar CLICK
El funcionario del despacho a cargo de la atención, previa verificación de las previsiones legales, podrá facilitar al usuario:
- Orientación acerca del estado y última actuación del proceso de su interés, así como de los canales a través de los cuales se publica dicha información (ej. página web - consulta de procesos, Micrositio web).
- Información acerca de la forma de presentar una solicitud dirigida a un expediente (demanda, tutela, desacato, etc) o relacionada con el estado actual de una presentada con anterioridad.
- Indicaciones sobre el uso de las diferentes plataformas y canales con las que el despacho gestiona sus actuaciones (Ej. Correo electrónico institucional, Teams para las audiencias, Micrositio web, estados y traslados electrónicos, gestión de citas presenciales en los casos estrictamente necesarios, Twitter etc.)
- Acceso, previa verificación de su identidad y el estado del proceso, a los expedientes digitalizados, compartiendo el vínculo de acceso al correo electrónico que se informe, de ser el caso.
- Práctica de su notificación personal, para lo cual se verificará la identidad de la persona a notificar, mediante el envío del documento de identidad al correo electrónico del juzgado, se elaborará el acta de notificación durante la sesión, remitiendo el traslado de la demanda y sus anexos al correo electrónico que indique la persona a notificar, dejando en el expediente la constancia de la notificación personal.
- Información sobre las audiencias fijadas, remitiendo o precisando cómo ubicar el link de acceso a la diligencia, la forma en la que se desarrollará, de ser el caso, cuándo y cómo se harán las pruebas de conectividad, el protocolo de cada audiencia, entre otros.
- Remisión de copia de piezas procesales para consulta en caso de que el expediente no esté escaneado.
- Envío de oficios al destinatario a petición de parte, de lo cual se dejará evidencia en el expediente (ej. Entidades públicas que exijan remisión directa del despacho por cuestiones de seguridad). De esta actuación se dejará constancia anexa al expediente.
- Cualquier otra orientación que se requiera siempre que guarde relación con las actuaciones a cargo del juzgado y legalmente sea viable.
Cordialmente,
Diana Carolina Arana Franco
Juez