Rama Judicial

Por disposición del artículo 23 del Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020, para el desarrollo de las audiencias y diligencias, se privilegiará la virtualidad. El artículo 2° ley 2213 de 2022, a su turno, establece el deber de utilizar las tecnologías de la información y de las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, y de proteger a los usuarios de este servicio público y los servidores judiciales.

De acuerdo con lo anterior, el Juzgado 42 Laboral del Circuito de Bogotá, pone a disposición de los apoderados judiciales, partes y usuarios este protocolo general para la realización de audiencias virtuales ante este Despacho.

Por lo tanto, SE LES RECOMIENDA descargar esta aplicación en sus dispositivos, para un mejor desempeño de la conexión.

Solo si las circunstancias así lo demandan, la audiencia se realizará de manera presencial, según las restricciones que establezca el director del proceso, en el marco de los protocolos para acceso y permanencia en sedes judiciales previstos por el Consejo Superior de la Judicatura y los Consejos Seccionales (artículo 23, Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020).

2. USO DE CORREO ELECTRÓNICO. Los apoderados judiciales, partes y demás intervinientes deben  contar con correos electrónicos.

SE RECOMIENDA para el acceso a la audiencia virtual a través de la plataforma Microsoft Teams, disponer de un correo electrónico con el dominio Outlook o Hotmail. Otros dominios de correo electrónico (Gmail, Yahoo, etc.) sirven para acceder a la  audiencia virtual en Teams, sin embargo, en ocasiones no permiten disponer  de la herramienta de chat.

Las PARTES, ABOGADOS y TERCEROS IMNTERVINIENTES en los procesos judiciales deberán suministrar la dirección de correo electrónico para recibir comunicaciones y notificaciones por parte del Despacho (Artículo 31, Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020).

De advertir la necesidad de incorporar documentos durante la audiencia virtual, los apoderados, partes y demás sujetos procesales deberán remitirlos en formato PDF, al menos con un (1) día de antelación a su realización, al correo electrónico del Juzgado: jlato42@cendoj.ramajudicial.gov.co y de los demás sujetos procesales con la finalidad de agilizar el desarrollo de la audiencia (artículo 3°, ley 2213 de 2022). En el curso de la audiencia, el Despacho resolverá si admite o no su incorporación.

3. ACCESO A LA AUDIENCIA VIRTUAL.  El enlace para la realización de la audiencia virtual será enviado desde el correo institucional del Juzgado, a los correos electrónicos suministrados por los apoderados judiciales, partes y  demás intervinientes en el proceso.

Para acceder a la audiencia virtual debe dar clic en dicho enlace.

Recomendaciones para el acceso a la audiencia virtual a través de Teams:

• Cuando reciba el enlace, el correo permitirá señalar si acepta  o no la reunión (entiéndase la audiencia).

• Esta opción está predeterminada en la herramienta Teams, de manera que aparece por defecto.
• El Juzgado adelantará la audiencia virtual independientemente de la respuesta que el (la) usuario (a) marque en esta opción.

No obstante, estudiará su aplazamiento si media justificación legal comprobada.

• ¡ATENCIÓN!: En caso de que el (la) usuario (a) marque cualquiera de las opciones ─(SÍ) o (NO) aceptar la reunión─, el correo que contiene el enlace se moverá de la bandeja de entrada a la carpeta de elementos eliminados. Por lo tanto, el  día de realización de la audiencia virtual el enlace se encontrará en esta última carpeta.

El enlace se verá así:

EL DESPACHO NO ADMITIRÁ LA PÉRDIDA DEL ENLACE COMO JUSTIFICACIÓN PARA EL APLAZAMIENTO DE LA AUDIENCIA VIRTUAL.

En caso de que exista una causa legal para el aplazamiento, de  manera previa, la misma deberá ponerse en conocimiento del Juzgado, mediante mensaje dirigido al correo electrónico institucional: jlato42@cendoj.ramajudicial.gov.co, para lo cual deberá adjuntar la prueba sumaria respectiva.

• En la fecha programada para realización de la audiencia virtual, los apoderados judiciales, partes y demás intervinientes deberán unirse a través del enlace enviado por el Juzgado, quince (15) minutos antes de su realización, para efecto de adelantar una prueba de conexión y asegurar la participación de todos los convocados. Llegada la hora fijada por el Despacho, se dará inicio a la grabación de la audiencia   virtual.

4. USO DE UN SOLO DISPOSITIVO. El acceso a la audiencia virtual debe hacerse mediante un (1)  único dispositivo.

5. CONECTIVIDAD. Los apoderados judiciales, partes y demás intervinientes deberán informar al correo electrónico del Despacho, los inconvenientes de conectividad que llegaren a presentarse antes de comenzar la audiencia, para lo cual allegarán evidencia del error correspondiente.

DURANTE LA AUDIENCIA

1. IDENTIFICACION DE LAS PARTES Y SUS APODERADOS

En el caso de los apoderados, suministrarán la información:

• Documento de identidad y número.
• Tarjeta profesional.
• Calidad en la que actúa.
• Dirección de residencia y de notificaciones.
• Correo electrónico.
• Número de celular.

Los documentos deberán ser exhibidos con acercamiento a la cámara del dispositivo empleado para acceder a la audiencia virtual.

En el caso de las partes, estas exhibirán los documentos de    identificación personal.

2. DEBERES DE LAS PARTES EN EL DESARROLLO DE LA AUDIENCIA

• Asumir los deberes, protocolos y conductas propios del desarrollo de una audiencia presencial.

• Respetar los turnos en el uso de la palabra, según autorización       del Despacho. Se permitirá el uso de la palabra de un interviniente a la vez. Para solicitar el uso de la palabra se acudirá a la acción de "levantar la mano" disponible en la aplicación o, a través del chat de Teams.
• Mantener apagado el micrófono mientras no se esté en uso de la palabra; una vez el interviniente finalice su intervención, deberá desactivar su micrófono.

• Mantener activada la cámara activada durante el desarrollo de la audiencia.

• Ubicarse físicamente en un espacio con suficiente iluminación       que permita su identificación visual, en lo posible sin ruidos ni             presencia de elementos o personas que interrumpan la audiencia.

• Portar prendas de vestir adecuadas al respeto y decoro propio  de una audiencia judicial.

• En caso de retiro de la audiencia virtual, solicitar la respectiva        autorización a la funcionaria que preside la diligencia, tal como  acontece en la audiencia física.

3. CONECTIVIDAD. Ante cualquier inconveniente en la comunicación durante la marcha de la audiencia virtual y que impida su desarrollo, se intentará la reconexión a través de la misma plataforma; en el evento de que no se logre la reconexión, se suspenderá la diligencia para reanudarla en el menor tiempo posible, lo cual se   registrará en el acta y se informará a las partes.

AL FINALIZAR LA AUDIENCIA

1, GRABACION DE LA AUDIENCIA. La grabación de la actuación estará únicamente a cargo del Despacho. La misma se      realizará a través de la aplicación TEAMS, o por cualquier medio que ofrezca seguridad en el registro de lo actuado.

La grabación obrará como prueba de lo acontecido en la diligencia, y de la misma se levantará la correspondiente acta.

Al culminar la audiencia las partes podrán solicitar copia de la grabación, en tal caso, se dispondrá la remisión del enlace correspondiente a las direcciones electrónicas.

2, ACTA. En el acta de la audiencia virtual constará, mínimo, la siguiente información:

• El lugar y la fecha con indicación de la hora de inicio y de finalización, así como de las suspensiones y las reanudaciones.

• El nombre completo de     las partes, sus abogados y representantes; de la funcionaria y su secretaria.

• Un resumen del desarrollo de la audiencia, con indicación, cuando participen en esta, del nombre de los testigos, peritos, intérpretes y demás auxiliares de la justicia, así como la referencia de los documentos leídos y de los otros elementos probatorios reproducidos, con mención de las conclusiones de  las partes.

• Las solicitudes y decisiones producidas en el curso de la audiencia y las objeciones de las partes y los recursos propuestos.

• La constancia sobre el cumplimiento de las formalidades esenciales de cada acto procesal surtido en la audiencia.

• Las constancias que la juez ordene registrar y las que soliciten las partes sobre lo acontecido en la audiencia.

En aplicación del artículo 2° ley 2213 de 2022, el acta no  requerirá de firmas manuscritas o digitales de las partes y los apoderados que en ella intervinieron. Únicamente será suscrita por la juez, y remitida a los correos electrónicos de las partes.