El Consejo Superior de la Judicatura viene adelantando desde hace unos meses un proyecto piloto en 4 despachos judiciales de Bogotá en la herramienta tecnológica de Office 365, en el cual su principal propósito es utilizar esta herramienta al interior de cada despacho judicial generando más eficiencia, eficacia y efectividad en la administración de justicia, optimizando tiempos y recursos, logrando una mejor satisfacción al usuario, generando mejora continua y logrando una transformación de la justicia digital.
El proyecto consta de varias fases de implementación la cual se realizará en 4 meses y del cual se viene trabajando en los juzgados, Octavo Penal del Circuito de Bogotá, Noveno y Treinta Tres Laboral del Circuito de Bogotá y Cuarenta y Seis Administrativo de Circuito de Bogotá.
Esta adopción y casos de usos de la herramienta Office 365 se encuentra liderada por los Ingenieros de Microsoft, con el apoyo y acompañamiento del Magistrado del Consejo Seccional de Bogotá Doctor Hector Peña Salgado, el Magistrado Auxiliar Doctor Francisco Bohada Rodriguez del despacho del Magistrado Doctor José Agustín Suárez Alba, y con colaboración de profesionales del Cendoj, la UDAE, jueces y empleados de cada uno de los despachos, en la cual se ha realizado con los ingenieros de Microsoft un trabajo de campo arduo en el que por medio del diagnóstico realizado en cada una de las visitas a los despachos judiciales se han detectado aspectos que se podría generar más automatización de las actividades rutinarias del juzgados y la mejora continua que se podría realizar en cada uno de ellos, iniciando con los Pilares de Transformación de Justicia Digital desde las personas las cuales son:
- Empoderar empleados de justicia.
- Atracción y experiencia del ciudadano.
- Optimización de Procesos.
- Transformación de la Gestión.
Para ello y gracias al análisis previo y el diagnóstico realizado a cada uno de los despachos judiciales se detectaron14 optimizaciones que se pueden realizar al interior de los juzgados estos son:
- Equipos virtuales seguros de colaboración en el juzgado.
- Agenda maestra digital del Juzgado.
- Gestión de procesos y motor de búsqueda.
- Identidad Digital.
- La Baranda Digital.
- Audiencias en espacios físicos con identidad digital.
- Gestión segura de audio y video de audiencias en la nube.
- Digitalización e inteligencia de formularios.
- Optimización del registro, seguimiento y estados de procesos.
- Multicanalidad digital para notificaciones judiciales.
- Sala de audiencia digital.
- Tele- Trabajo y movilidad en la Rama Judicial.
- Comunidades seguras de práctica.
- Hub digital de entrenamiento en asuntos digitales.
Cabe resaltar que todas la bondades ofrecidas por la herramienta Office 365 se realizan por la cuenta de correo institucional la cual es la identidad digital propia dentro de la Rama Judicial y de las cuales consta de varias aplicaciones que hacen referencia a productividad individual como lo es el OneDrive, Planeer, Microsoft To-Do, Kaizala y Microsoft Teams, referente a la productividad grupal encontramos SharePoint, OneNote, PowerApps, Yammer, Kaizala, Microsoft Teams, Microsoft Flow y Planner y para la productividad organizacional se encuentra Sway, Yammer, Microsoft Stream, Microsoft Forms y Share Point.
El día 09 de abril del presente año se llevó a cabo el diagnóstico en el Juzgado 46 Administrativo de Circuito de Bogotá liderado por el ingeniero de Microsoft Víctor Hugo Quintero Marin y con apoyo y acompañamiento de la Doctora Sandra Paola Castillo Hernández profesional de la UDAE, donde se realizó una capacitación de la herramienta Office 365 y en el cual el juez y los empleados del juzgado expusieron todas sus buenas prácticas y manejo interno del despacho, por medio del cual se detectaron acciones de mejora y oportunidades para mejorar su gestión y la mejor prestación del servicio generándose posteriormente un plan de trabajo para el logro de la implementación de la herramienta Office 365.
