El día 24 de noviembre del presente año se llevó a cabo el proceso de implementación mantenimiento, evaluación y mejora de los Sistemas de Gestión Integrados de la Rama Judicial a nivel nacional: "Realizar acompañamiento técnico en el proceso de implementación, capacitación y auditoria, de la Norma Técnica de la Rama Judicial NTC 6256, con base en la Guía Técnica de Calidad de la Rama Judicial GTC 286, articulada con las normas ISO 9001:2015, 14001: 2015 y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en este contexto se realizó el trabajo de articulación e Implementación de la herramienta Plan de Acción en los Despachos Judiciales certificados del país, el cual estuvo presidido por la Magistrada Líder del SIGCMA la Doctora Martha Lucia Olano de Noguera y a cargo del Coordinador Nacional del SIGCMA el Doctor William Espinosa Santamaría.
A continuación las palabras de la Magistrada Líder del SIGCMA la Doctora Martha Lucia Olano de Noguera :
Respetados Doctores (as):
Permítanme iniciar evocando a Sun Tzu, cuando decía que "La estrategia sin tácticas es la ruta más lenta hacia la victoria. Las tácticas sin estrategia son el ruido antes de la derrota".
Hoy nos encontramos en el marco del ACTO DE APERTURA PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN MANTENIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADOS DE LA RAMA JUDICIAL A NIVEL NACIONAL: "REALIZAR ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN, CAPACITACIÓN Y AUDITORIA, DE LA NORMA TECNICA DE LA RAMA JUDICIAL NTC 6256, CON BASE EN LA GUÍA TÉCNICA DE CALIDAD DE LA RAMA JUDICIAL GTC 286, ARTICULADA CON LAS NORMAS ISO 9001:2015, 14001: 2015 Y EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION EN LOS DESPACHOS JUDICIALES CERTIFICADOS, dando cumplimiento a lo establecido en el Pilar Estratégico de Calidad para Justicia del Plan Sectorial de Desarrollo 2019-2022.
En este contexto, de acuerdo con la invitación, trabajaremos durante el mes de febrero del 2021 en todo el proceso de Planificación del Ciclo 2021, con base en las orientaciones que en este sentido nos dará ahora el Coordinador Nacional del SIGCMA, por ello, es importante tener presente, qué significa para nosotros planificar para un Juez Director del Despacho.
En primer lugar, debemos tener presente que, en la administración pública la planificación o también llamada planeación, es una herramienta estratégica para definir los objetivos específicos y generales, el cronograma, los resultados esperados, la puesta en marcha de lo planeado hasta alcanzar el objetivo general, fundamentado en nuestra carta de navegación, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Decenal de la Justicia y por ende el Plan Sectorial de Desarrollo 2019-2022.
De acuerdo con lo anterior hemos de tener presente que la planificación es el proceso y efecto de organizar con método y estructura los objetivos trazados en un tiempo y espacio, de ahí que la planificación es una elaboración consciente y responsable de cualquier tipo de proyecto que le agrega valor a la Entidad y por ende incluye las actividades propias, misionales que le han sido asignadas a cada Dependencia Judicial certificada, pero al mismo tiempo a cada servidor judicial según sea el caso, pues fomentar la cultura de la planeación, inicia desde la planificación de nuestro puesto de trabajo, de acuerdo con las funciones que nos han sido asignadas, así como la planificación de todas aquellas actividades que le agregan valor a la cada Despacho Judicial y por ende a la Entidad.
La planificación ayuda a una entidad a trazar un rumbo para el logro de sus objetivos estratégicos, misionales. El proceso inicia con la revisión de las operaciones actuales de acuerdo a las funciones misionales consagradas en la Ley 270/96 y por consiguiente en las funciones que nos ha asignado la ley como Funcionarios y Servidores Judiciales en una dependencia judicial y la identificación de lo que es necesario mejorar operativamente para lograr los objetivos y dar respuestas de vida a la ciudadanía, quien es nuestra razón de ser. A partir de ahí, la planificación implica el anticipar los resultados que el Juez Director del Despacho y por ende la entidad desea alcanzar y determinar las medidas necesarias para llegar al destino deseado: el éxito, que se puede medir, ya sea en términos de evacuación de los procesos o en relación a metas que incluyen, por ejemplo, ser la entidad pública y judicial mejor calificada en la satisfacción de nuestras partes interesadas internas y externas.
En este contexto hemos de tener presente los siguientes criterios:
1)Uso eficiente de los recursos
Todas las entidades, grandes y pequeñas, tienen recursos limitados. El proceso de planificación proporciona la información que necesita la alta dirección para tomar decisiones eficaces sobre la manera de asignar los recursos de manera que le permitan a la entidad alcanzar sus objetivos, de tal forma que la productividad se maximice y los recursos no se malgasten en proyectos con pocas posibilidades de éxito.
2)Establecimiento de metas
Es necesario que nos fijemos metas que desafíen a todos en la entidad para luchar por un mejor rendimiento, éste es uno de los aspectos clave del proceso de planificación. Las metas deben ser agresivas, pero realistas. La entidad no puede permitirse sentirse demasiado satisfecha con la forma en que está actuando ya que pueden ser propensas a perder terreno frente a los demás sectores que le aportan al desarrollo del país y a la imagen institucional. La otra ventaja de la fijación de metas nos permitirán comparar los resultados previstos con los resultados actuales. La entidad debe analizar las variaciones más importantes del pronóstico y tomar medidas para poner remedio a las situaciones en las que las metas propuestas fueron inferiores a lo planificado.
3)Pensamiento basado en riesgos: Gestión del riesgo y la incertidumbre
La gestión de riesgos es fundamental para el éxito de una entidad, pues si bien nosotros no podemos controlar el entorno económico, político y social, entre otros, si podemos prever aquellas acciones que afecten la prestación del servicio público de administrar justicia. En este sentido, los acontecimientos imprevistos deben ser tratados con rapidez, antes de que las negativas consecuencias sociales y de imagen institucional se vuelvan graves. La planificación fomenta el desarrollo de los escenarios, cada vez que nos preguntamos: "¿qué pasaría si...?" en los que los gerentes, el Juez Director del Despacho, tratan de prever los posibles factores de riesgo y elaborar planes de contingencia para hacer frente a ellos. El ritmo de cambio es rápido y las entidades deben ser capaces de adaptar velozmente sus estrategias a estas condiciones cambiantes.
4)Trabajo en equipo
La planificación promueve el trabajo en equipo y el espíritu de cooperación. Cuando se completa el plan de acción y se comunica a los miembros de la Corporación, del Tribunal, de la Secretaría, del Juzgado, del Centro de Servicio, de las Oficinas de Apoyo, todo el mundo sabe cuáles son sus responsabilidades y cómo otras áreas dependen de su ayuda y experiencia con el fin de completar las tareas asignadas y lograr los objetivos instituciona trazados en primer lugar en la Dependencia Judicial, y como ellas contribuyen al cumplimiento de metas del Plan Sectorial de Desarrollo y por ende del Plan Nacional de Desarrollo. De esta forma todos podemos evidenciar como nuestro trabajo contribuye al éxito de la entidad en su conjunto y pueden enorgullecerse de sus contribuciones porque le estamos aportando al País.
Agradezco a todos la activa participación en los procesos que vamos a realizar, iniciando por la planificación de nuestras actividades en el instrumento que hemos estandarizado, cuyo objetivo es la normalización de nuestros instrumentos, procesos y procedimientos del SIGCMA bajo la óptica de la estandarización y normalización.
Quiero agradecer, de manera especial su compromiso en las Auditorias Internas y Externas del Calidad, han demostrado con ello su liderazgo, compromiso institucional y por consiguiente el compromiso consigo mismo, porque una Dependencia que funciona con calidad es la prueba fehaciente de un Líder, de un Juez Director de Despacho con una profunda calidad y sensibilidad humana, pero al mismo tiempo se constituye, con su ejemplo en paradigma de trabajo planificado, de logro de metas y objetivos y de eficiencia, eficacia, efectividad y calidad en el Despacho a su digno cargo. Esto es parte que lo que hemos logrado y encontrado en las Auditorías servidores judiciales profundamente comprometidos con el SIGCMA, con la Entidad, con el País y con la ciudadanía.
¡¡¡Muchas Gracias!!!
