COMPRENDIENDO NUESTRA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO
CUESTIONES QUE AFECTAN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN EL SISTEMA PENAL ACUSATORIO DE BOGOTÁ
     CUESTIONES INTERNAS                       

CUESTIONES EXTERNAS

(internacional, nacional, regional, local)
FACTORES POSITIVOS NEGATIVOS FACTORES POSITIVOS NEGATIVOS
Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas
Valores
Los Valores constituyen la esencia de la cultura organizacional de la institución y señalan actitudes claves en el servidor judicial, necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. 
 
Estos  se ponen a prueba cuando el trabajador NO está siendo vigilado por sus superiores  y su responsabilidad y compromiso son los impulsores para cumplir sus funciones.                                                                                                                                                                                                                                                                             
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Ambiente Social Se genera una nueva forma de relacionarnos con los usuarios externos y partes interesadas, a  través de herramientas tecnológicas, lo que  permite seguir brindando el acceso a la justicia por parte de los ciudadanos, facilitando los cambios a los que se resistía y encontrando en ellos a cambio una forma de solucionar us conflictos. Se puede presentar insatisfacción de los usuarios, ante los cambios tecnológico inesperados.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
Cultura de la Organización
Se genera una nueva forma de trabajo, abriendo la oportunidad de actualizar los métodos, pasando de físicos a virtuales, venciendo las barreras y la resistencia a los cambios tecnológicos.
 
Conservando las premisas de:
Cumplir los requisitos de los usuarios de  conformidad con la Constitución y la Ley.  
 
Incrementar los niveles de satisfacción al usuario, estableciendo metas que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
 
Fomentar la cultura organizacional de calidad, control y medio ambiente, orientada a la responsabilidad social y ética del servidor judicial.
   Ambiente Cultural
Todos las partes interesadas se encuentran en situacion similar a raíz de la pandemia por lo que es oportuno aprovechar los cambios realizados en cuanto a los medios de relacionamiento como correos electrónicos, digiltalización de documentos, realización de audiencias  virtuales, para que una vez adaptados a la nueva forma de trabajo, se pueda continuar realizando los nuevos  procedimientos con todas las partes interesadas.
 
Esto es positivo tambien para esas partes interesadas dado que empiezan a vencer las barreras tecnológicas y encuentran nuevos retos, facilitando a la Rama la implementación de esa cultura.
  
Conocimientos Oportunidad de Capacitación en TIC,  con objeto de afrontar los retos tecnólogicos generados por la pandemia Covid-19,  en el entendido que con voluntad estamos adquiriendo conocimientos permanentes que serviran para incrementar el acervo personal e institucional, lo que permitia contar  con personal idóneo para el desempeño de las labores bajo la nueva realidad virtual Resistencia al cambio, por parte de algunos servidores judiciales.      
Desempeño de la Organización
Se lleva control del desempeño por medio de indicadores de gestión.
 
Los indicadores nos muestran el grado de afectación que ha tenido el Sistema penal acusatorio en Bogotá y en los grupos del centro de servicios, a raíz de las medidas que se han tenido que tomar con respecto al personal y su forma de trabajo, los cuales son la base para tomar las decisiones.
 Cambios en los métodos de trabajo incluyendo el trabajo de manera  remota generan cambios en los procedimientos que no estaban contemplados       
Sistema y Flujos de Información Es la oportunidad para dar impulso a las TIC en la rama judicial
No estan completamente desarrollados y adaptados a las necesidades de la rama judicial.
 
Capacidad tecnológica insuficiente.
 Ambiente Tecnológico
Generación de nuevos software o aplicativos interinstitucional que integre a  las partes interesadas pertinentes (fiscalía-defensoria etc.)
 
Desarrollar definitivamente el expediente digital.
 
Se debe trabajar en pos de integrar software interinstitucionales con todas las partes interesadas.
  
Gobierno de la Rama Judicial Reacción oportuna frente a lalegislación por parte de la alta dirección a raíz de la pandemia covid-19, tendiente a proteger el recurso más importante - el personal- sin dejar de cumplir con la misión de la entidad. Se evidencia falta de recursos paara suplir los implementos que se requieren. Ambiente Legal Actualización permanente y aplicación  de la legislación por parte de los servidores judiciales.  
Capacidad Instalada (equipos, personal, etc)  
Se requiere fortalecer paulatinamente, la capacidad instalada, en todas los juzgados y centro de servicios, con tecnología de punta, para que el SPA Bogotá, pueda responder a los nuevos retos de teletrabajo y trabajo remoto en casa. 
 
En cuanto al personal, se requiere evaluar las cargas de trabajo, generadas a raíz de la nueva forma de atender las solicitudes de los usuarios y partes interesadas que ingresa al SPA Bogotá., con el fin de balancear el trabajo en bien de los ususarios tanto internos como externos.
 Ambiente Económico   No contar con todos los recursos necesarios para poder desarrollar llas actividades diarias y que afectan al usuario.                                                        
Relaciones con las partes involucradas internas y sus percepciones y valores  A raiz de las medias por  la cuarentena las reuniones virtuales han sido una solución. La suspension de reuniones y comites puede ocasionar que no se tomen decisisones oportunamente y generen malos entendidos. Relaciones con las partes involucradas externas y sus percepciones y valores
Las relaciones con las partes interesadas externas se transforman de ser únicamente de manera física y presencial a utilizar medios electrónicos como el correo institucional,  la página web de la Rama, utilización de herramientas como One Drive o share point, a través de las cuales  los ususrios pueden hacer y consultar  sus requqerimientos.
 
Las encuestas y  PQRS,  se deben transformar dando paso a las herramientas tecnológicas.
Se puede  presentar insatisfacción de algunos ususarios al no poder acudir presencialmente a realizar sus trámites y no estar familiarizados con las nuevas tecnologías.
 
Sin embargo se sigue atendiendo presencialmente a éste tipo de usuarios.
 
Las encuestas de percepción de la satisfacción de los ususarios, deben ser realizadas por medios virtuales, obteniendo menor respuesta por parte de los usuarios.
Estructura Organizaciónal Se encuentra definida por ley.   Ambiente Reglamentario Adaptación a las nuevas circunstancias derivadas de la pandemia generan nuevos protocolos que son acogidos por la organización y comunicados a los servidores judiciales, garantizando la unidad de criterio.  
Funciones y Obligaciones Cumplimiento de las funciones, adaptando la tecnológia al cumplimiento de la misión de la entidad.        
Politicas y Estratagias Adaptación a las nuevas circunstancias derivadas de la pandemia generan nuevos protocolos que son acogidos por la organización y comunicados a los servidores judiciales, garantizando la unidad de criterio.   Ambiente Político Ajuste a las nuevas políticas del gobierno a raíz de la crisis por la pandemia, tanto a nivel nacional como local.  
Impulsores clave y tendencias con impacto en los objetivos  Cambios que pueden surgir a nivel interno se pueden dar por cambios en los métodos y procedimientos, que pueden ser originados en la implementación de las tecnologías de la información y la comunicación -TIC-   Impulsores clave y tendencias con impacto en los objetivos  Nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones -TIC- disponibles para integrar al trabajo del sistema Penal Acusatorio de Bogotá.