Bloque 4. SIGCMA como herramienta de gestión judicial

En este contexto, la implementación del SIGCMA en la Sala Civil–Familia se constituye en un pilar fundamental para el fortalecimiento de la gestión judicial, al promover la planificación, el seguimiento y la mejora continua de los procesos, la identificación de riesgos y la adopción de controles orientados a la eficiencia y calidad del servicio.

El SIGCMA permite alinear la actividad judicial con los objetivos institucionales de la Rama Judicial, garantizando una prestación del servicio más organizada, transparente y orientada a la satisfacción de los usuarios de la administración de justicia.

Alcance

El alcance del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Medio Ambiente (SIGCMA) en la Sala Civil–Familia del Tribunal Superior de Villavicencio ha sido definido teniendo en cuenta el análisis del contexto interno y externo de la organización, los requisitos de las partes interesadas y los servicios judiciales prestados por la Corporación.

Alcance del sistema

  • Servicios: Prestación del servicio público de administración de justicia en las áreas civil y de familia, así como el trámite de acciones constitucionales de competencia de la Sala.

  • Alcance geográfico: Corresponde a la jurisdicción de la Sala Civil–Familia del Tribunal Superior de Villavicencio.

  • Procesos: Comprende la totalidad de los procesos que integran el Sistema, incluidos los procesos misionales, estratégicos y de apoyo.

Este alcance permite garantizar una gestión judicial coherente, estandarizada y orientada a la mejora continua, en consonancia con los principios que rigen la función pública de administrar justicia.

 

Bloque 5. Proceso de certificación en gestión de calidad

Gracias al liderazgo del magistrado designado como líder del SIGCMA y al acompañamiento del Consejo Superior de la Judicatura, la Sala Civil–Familia del Tribunal Superior de Villavicencio inició el proceso orientado a la certificación en normas de gestión de calidad, con el propósito no solo de obtener el reconocimiento formal, sino, principalmente, de conocer, estudiar y aplicar de manera efectiva los estándares de calidad en los procesos misionales y de apoyo.

Este proceso permitió fortalecer la cultura organizacional, el trabajo colaborativo y la estandarización de la gestión judicial, con enfoque en la mejora continua del servicio.

 

Bloque 6. Construcción y estandarización de procesos

A través de diversas jornadas de trabajo y reuniones de articulación, con la participación mayoritaria de los servidores judiciales de la Corporación, se construyeron de manera conjunta los procedimientos correspondientes a los procesos misionales y de apoyo.

Como resultado de este ejercicio colaborativo, se documentaron y aprobaron, entre otros, los siguientes procesos:

  • Procesos misionales:
    • Gestión de acciones constitucionales.
    • Gestión de procesos de la especialidad civil y de familia (apelación de autos y apelación de sentencias).
  • Procesos de apoyo:
    • Procedimientos a cargo de la Secretaría de Sala.

Para cada uno de estos procesos se elaboraron los respectivos diagramas de flujo y documentos procedimentales, los cuales fueron aprobados por los magistrados de la Sala.