Avance técnico
La ejecución del programa ha cursado un proceso paulatino de evolución pasando por varios hitos de importancia que han incidido en la toma de decisiones, ejecución y seguimiento.
Vigencia 2021
A partir de la suscripción del Contrato de Préstamo el 17 de agosto de 2021, el CSJ adelantó las actividades requeridas para el cumplimiento de las condiciones previas al primer desembolso establecidas en las cláusulas 3.01 de las Estipulaciones Especiales y 4.01 de las Normas Generales. De acuerdo con esto, el 2 de diciembre de 2021 el BID dio por cumplidas las condiciones de elegibilidad total para desembolsos estipuladas en el Contrato de Préstamo y, en consecuencia, declaró la operación elegible para desembolsos a partir de esa fecha. Es importante indicar que el plazo contractual establecido para alcanzar las condiciones previas para el desembolso se fijó en máximo 180 días y fue alcanzado en 107 días.
Paralelo a las actividades para el cumplimiento de las condiciones previas al primer desembolso, se contó con el acompañamiento técnico de la División de Innovación para Servir al Ciudadano del BID Colombia, para la estructuración de las herramientas de planeación establecidas en las políticas del Banco. En esta fase de alistamiento, se logró contar con la no objeción al Plan de Adquisiciones para los primeros 18 meses de ejecución. Adicionalmente, el BID realizó el taller de arranque con la participación de personal del CSJ y del MJD, entre el 26 y el 28 de octubre de 2021.
En cuanto a las adquisiciones, durante el año 2021 se celebraron 4 contratos por un valor de $309.600.000.
Vigencia 2022
Durante el primer semestre de 2022 se revisó la planeación de las actividades de la vigencia, lo que dio lugar a realizar el ajuste en los instrumentos de planeación del Programa.
En cumplimiento de lo establecido en el CONPES y en el Reglamento Operativo del Programa, se instaló el Comité Directivo del Programa (CDP), como máxima instancia, en donde se dan lineamientos para la toma decisiones estratégicas. Asimismo, se instaló el Comité Técnico del Programa, instancia encargada de hacer seguimiento técnico de los avances del programa.
El Consejo Superior de la Judicatura fungió como Director y articulador natural del Programa, instancia que facilita los procesos de aprobación y ejecución, en el marco de sus funciones constitucionales y legales, particularmente las relacionadas con la planeación y la autorización para la celebración de contratos para asegurar el funcionamiento de los planes y programas. Así mismo, la Sala Plena del Consejo Superior se constituyó no solo en una instancia de aprobación de los diferentes proyectos, sino que, en su función de dirección, dio los lineamientos para la correcta ejecución del Contrato de Préstamo.
Adicionalmente, se formalizó una mesa de medición del Programa, con la participación de la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico (UDAE), el BID y la UEPRJ, donde se realizó la revisión de los indicadores de impacto y resultado, identificando fuentes de información, responsables y oportunidades de mejora en relación con las variables de cada uno de los indicadores.
Durante el 2022 se celebraron 51 contratos por un valor final de $47.973 millones, dentro de los cuales se destacan adquisiciones relacionadas con la primera fase de redes LAN, 41.000 licencias antivirus y 7.500 módulos DLP (data loss prevention), créditos de infraestructura, almacenamiento y soporte en nube, compra de equipos de cómputo y herramientas de gestión de servicios tecnológicos.
Vigencia 2023
A finales de enero de 2023, se llevó a cabo una misión del BID en donde participó el especialista senior en Gobierno Digital de la cual derivaron una serie de talleres en dos etapas. Una primera etapa realizada en el mes de marzo de 2023, donde se trabajó con la participación de magistrados auxiliares del Consejo Superior de la Judicatura, directoras de unidades técnicas, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, el grupo estratégico de proyectos y la Unidad Ejecutora del Programa.
En la segunda etapa se desarrollaron cinco talleres técnicos guiados por el BID, donde se abordaron las siguientes temáticas: Capacidades para la Transformación Digital; Estructura Organizacional; Portafolio de Servicios; Gestión del cambio; y Medición y seguimiento.
Lo trabajado de manera colaborativa en estas sesiones, sirvió de insumo para que el BID presentara el 10 de mayo de 2023 a Sala Plena del Consejo Superior de la Judicatura recomendaciones específicas para el fortalecimiento institucional para la transformación digital de la Rama Judicial.
Durante el 2023 se celebraron 51 contratos por un valor final de $ 116.618 millones, dentro de los cuales se destacan adquisiciones relacionadas con la tercera fase de redes LAN, la consolidación de la estrategia de seguridad de la información, continuidad del negocio y ciberseguridad, la adquisición de equipos de cómputo y 18.120 licencias de Microsoft E5, así como la contratación del ejercicio integral de arquitectura empresarial para la Rama Judicial, la estructuración de una propuesta de protocolo de audiencias y la contratación de consultores de apoyo en TI. Además, se inició el estudio sobre tiempos y costos procesales.
Vigencia 2024
Se ha dado continuidad a la estrategia de fortalecimiento de las capacidades tecnológicas de la Rama Judicial, para configurar un ecosistema de herramientas de seguridad de información y ciberseguridad, así como a las actividades de mantenimiento y mejora de aplicativos específicos como firma electrónica y el Sistema de Información Estadística de la Rama Judicial (SIERJU).
Por su parte, el proyecto de Redes LAN (Fase 3) incluyó la atención de 27 sedes y las Altas Cortes en el Palacio de Justicia Alfonso Reyes Echandía.
También se destaca el apoyo del Programa a la prioridad de la Rama Judicial de consolidar y estabilizar el Sistema de Gestión Documental Electrónica dentro del marco del Sistema Integrado de Gestión Judicial (SIUGJ). Con esta se logra el afianzamiento de un expediente electrónico para los trámites judiciales y la integración de dicho ecosistema tecnológico con los demás objetivos estratégicos y elementos de la modernización institucional de la Rama Judicial, específicamente mediante las siguientes acciones: adecuación de la herramienta Alfresco, integraciones e interoperabilidad; validación documental y calidad de datos, migración de información; puesta en funcionamiento; y servicios de mantenimiento y soporte técnico.
De otra parte, con el propósito de mejorar la disponibilidad, calidad y presentación de la información para la toma de decisiones, desde las áreas técnicas del Consejo Superior de la Judicatura, el Programa ha invertido en los siguientes frentes: estrategia de gobierno y gestión de datos; análisis de regulaciones, reglamentaciones y otros instrumentos para la transformación digital; y articulación y armonización de la información de las aplicaciones misionales y modelos de datos de las Corporaciones Nacionales de la Rama Judicial acordes con los principios y lineamientos de gobierno y gestión de datos. Adicionalmente, se aportó al fortalecimiento tecnológico del Organismo Ejecutor en la construcción del protocolo de audiencias judiciales y desarrollo e implementación del modelo de gobernanza de Arquitectura Empresarial adoptado mediante el Acuerdo PCSJA21-11788 del Consejo Superior de la Judicatura.
Por último, se inició la ejecución de los proyectos para “Implementar controles y mecanismos de gestión de identidad prioritarios, para mejorar las condiciones de ciberseguridad de la Rama Judicial”, a través del cual se diseñará e implementará el servicio de gestión de identidad que integre las aplicaciones de la Rama Judicial, logrando asegurar un manejo adecuado, seguro, auditable y eficaz del ciclo de vida de la identidad de los usuarios que tienen acceso hoy día a todos los sistemas de información e infraestructura tecnológica. Igualmente, se inició la ejecución del contrato para estructurar, diseñar y ejecutar la planeación de las capacidades de infraestructura tecnológica para la Rama Judicial, a través del proyecto “Capacity Planning”. Finalmente, se realizó la adquisición de 47.000 licencias de Seguridad Microsoft 365 -E5 y de licencias Microsoft 365-E3, así como 6.800 licencias de Teams Premium. La inversión en estas tecnologías es crucial para mantener la eficiencia operativa y la seguridad en la administración de justicia, considerando particularmente que desde abril de 2024 la herramienta Teams Premium es la plataforma institucional dispuesta por el Consejo Superior de la Judicatura para la realización de las audiencias judiciales en modalidad virtual, videoconferencias y streaming en la Rama Judicial.
Estado de ejecución financiera
Entre 2021 y diciembre de 2024, el programa ha ejecutado $272.905 millones de pesos en términos de compromisos, mejorando su gestión presupuestal frente a la asignación de cada vigencia.
Las inversiones durante estas anualidades se concentraron en habilitadores de la transformación digital como los proyectos de adecuaciones de redes LAN y cableado estructurado, seguridad de la información, la renovación de equipos de cómputo para jueces y magistrados, gestión de datos, gestión documental licenciamiento de Microsoft, entre otros.
A diciembre de 2024 se han solicitado desembolsos por US$40,865,768.85, equivalentes al 44% de los recursos administrados por el Consejo Superior de la Judicatura.