Rama Judicial

Las normas internacionales como ISO 9001 e ISO 19011, así como normas nacionales como la NTC 6256, establecen requisitos y directrices para que las organizaciones implementen procesos de mejora continua. Estos procesos incluyen acciones de mejora generales, así como acciones correctivas y preventivas más específicas para abordar no conformidades o no cumplimientos reales o potenciales.

1. Acciones de Mejora

La ISO 9000:2015 define la mejora como una "actividad para mejorar el desempeño" y la mejora continua como una "actividad recurrente para mejorar el desempeño". En este sentido, una acción de mejora puede entenderse como una iniciativa o medida específica implementada por la Entidad con el objetivo de optimizar sus procesos, servicios o sistemas de gestión. Por tanto, las acciones de mejora tienen un carácter más amplio y proactivo, no necesariamente vinculadas a una no conformidad o no cumplimiento específico. Pueden surgir del análisis de datos, revisiones por la dirección, auditorías internas o externas, retroalimentación de clientes, entre otras fuentes.

La NTC 6256:2021 (propia de la Rama Judicial) establece que las acciones de mejora deben: i) Ser coherentes con la política y objetivos de calidad de la organización. ii) Ser medibles. iii) Considerar los requisitos aplicables. iv) Ser relevantes para la conformidad de productos/servicios y satisfacción del cliente. v) Ser objeto de seguimiento. vi) Comunicarse y actualizarse según corresponda.

2. Acciones Correctivas

La ISO 9000:2015 define la acción correctiva como la acción para eliminar la causa de una no conformidad o no cumplimiento y evitar que vuelva a ocurrir. Es decir, es una medida o conjunto de medidas específicas implementadas para eliminar la causa raíz de una No Conformidad o un No cumplimiento detectado o cualquier otra situación indeseable, con el objeto de prevenir su recurrencia. Las acciones correctivas tienen un carácter reactivo, ya que se implementan en respuesta a una no conformidad, no cumplimiento o problema que ya ha ocurrido. Su objetivo es prevenir la recurrencia abordando la causa raíz.

Según la ISO 9001:2015, al implementar una acción correctiva la organización debe: i) Reaccionar ante la no conformidad o no cumplimiento. ii) Evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas. iii) Implementar cualquier acción necesaria. iv) Revisar la eficacia de la acción tomada. v) Actualizar los riesgos y oportunidades si es necesario. vi) Hacer cambios al sistema de gestión si es necesario.

3. Acciones Preventivas

Aunque el término "acción preventiva" ya no se utiliza explícitamente en ISO 9001:2015, el concepto sigue vigente a través del "pensamiento basado en riesgos". Una acción preventiva puede entenderse como una medida tomada para eliminar la causa de una no conformidad, o un no cumplimiento potencial u otra situación potencialmente indeseable. Las acciones preventivas tienen un carácter proactivo, anticipándose a posibles problemas futuros. Surgen del análisis de riesgos y oportunidades que la organización debe realizar como parte de su planificación. Estas acciones podrían ser la respuesta o atender, a lo que se definió como Observaciones que se planteen en los informes de auditoría.

La NTC 6256:2021 establece que, al abordar riesgos y oportunidades, la organización debe: i) Planificar acciones para abordarlos. ii) Integrar e implementar las acciones en sus procesos. iii) Evaluar la eficacia de estas acciones.

En resumen, mientras las acciones de mejora tienen un alcance más amplio orientado a la optimización general, las acciones correctivas y preventivas se enfocan en abordar no conformidades o no cumplimientos específicos, reales o potenciales (observaciones) respectivamente. Los tres tipos de acciones son complementarios y fundamentales para el mejoramiento continuo de los sistemas de gestión y el logro de los objetivos organizacionales.

Así las cosas, en el contexto de los planes de mejoramiento, se parte de las acepciones básicas; i) No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado en una norma, procedimiento o expectativa establecida dentro del SIGCMA o en las operaciones de la Rama Judicial; ii) No Cumplimiento: Falla en satisfacer una obligación legal, regulatoria o contractual aplicable a la Rama Judicial; iii) Causa Raíz: El factor fundamental que origina una No Conformidad o un No Cumplimiento. Su identificación y abordaje es esencial para prevenir la recurrencia del problema en el sistema judicial.

De igual forma, entendiendo la Acción, bien sea correctiva o preventiva, como una medida específica o actividad que se implementa con el objeto de abordar y eliminar la causa fundamental de un problema identificado, o causa raíz (asimilable a un objetivo general); las metas, (equivalentes a objetivos específicos) representan las actividades concretas y medibles que, en conjunto, permiten alcanzar la referida Acción. Estas metas detallan cómo se logrará el objetivo general.

4. Características de las Acciones Correctivas

• Enfoque en la Causa Raíz: Se centran específicamente en abordar y eliminar la causa fundamental de un problema identificado.
• Naturaleza Reactiva: Se implementan en respuesta a una no conformidad, no cumplimiento o problema ya ocurrido, a diferencia de las acciones preventivas que buscan evitar problemas potenciales.
• Especificidad: Son medidas concretas y detalladas, diseñadas para abordar una No Conformidad o un No Cumplimiento o problema particular en el sistema judicial.
• Orientación a la Prevención de Recurrencia: Su objetivo principal es asegurar que el problema identificado no vuelva a ocurrir en el futuro.
• Documentación Rigurosa: Requieren un registro detallado de su planificación, implementación y resultados, conforme a los procedimientos establecidos en el SIGCMA.
• Evaluación de Eficacia: Incluyen mecanismos para verificar que la acción implementada ha sido efectiva en eliminar la causa raíz y prevenir la recurrencia del problema.

Estas características reflejan el enfoque reactivo y correctivo que busca eliminar las causas de problemas existentes y prevenir su recurrencia, como lo establecen las normas de sistemas de gestión actuales.

5. Características de las Acciones Preventivas

• Proactivas: Se implementan antes de que ocurra un problema potencial.
• Basadas en riesgos: Surgen del análisis de riesgos potenciales.
• Enfocadas en causas raíz: Buscan eliminar las causas de posibles problemas futuros.
• Integradas en la planificación: Forman parte del pensamiento basado en riesgos.
• Orientadas a la mejora continua: Contribuyen a mejorar constantemente el sistema de gestión.
• Requieren seguimiento: Se debe evaluar su eficacia.
• Documentadas: Es recomendable mantener registros.
• Flexibles: Se ajustan a cambios en el contexto y riesgos.
• Participativas: Involucran al personal relevante.
• Proporcionales: Su alcance se ajusta al impacto potencial del riesgo.

Estas características reflejan el enfoque preventivo y basado en riesgos que promueven las normas de sistemas de gestión actuales.

6. Características de las Metas

• Específicas: Deben detallar exactamente qué se hará para abordar la causa raíz identificada.
• Medibles: Deben incluir criterios para evaluar su cumplimiento y el impacto en la no conformidad o no cumplimiento real o potencial.
• Alcanzables: Deben ser realistas y factibles con los recursos disponibles para la acción.
• Relevantes: Deben contribuir directamente a la acción correctiva/preventiva y al hallazgo.
• Temporales: Deben tener un plazo definido.
• Asignables: Se debe asignar a responsables específicos dentro del alcance de la acción. Deben tener un responsable debidamente informado.

Estas características aseguran que las metas sean coherentes y pertinentes con la acción correctiva o preventiva, la causa raíz y el hallazgo identificado, facilitando la implementación efectiva del plan de mejoramiento.

7. Coherencia y Pertinencia de la Acciones y las Metas

Relación con la Causa Raíz: Tanto las acciones como las metas deben estar directamente relacionadas con la causa raíz identificada. Esta relación asegura que las acciones tomadas abordarán efectivamente el origen del problema y no solo sus síntomas.

Alineación con el Hallazgo: Las acciones de mejora y sus metas deben responder directamente al hallazgo identificado (no conformidad o no cumplimiento) en las operaciones de la Rama Judicial. Debe existir una clara trazabilidad entre el hallazgo, la causa raíz, la acción de mejora y las metas.

Coherencia Interna: Las metas deben ser coherentes entre sí y con la respectiva acción. Cada meta debe contribuir de manera lógica y significativa al logro de la acción.

Proporcionalidad: El alcance y la complejidad de las acciones y sus metas deben ser proporcionales a la gravedad y el impacto del hallazgo identificado.

Integralidad: El conjunto de metas debe ser suficiente para lograr la acción de manera comprehensiva.

Factibilidad: Las metas deben ser alcanzables con los recursos disponibles y en el contexto específico de la Rama Judicial.

8. Formulación de las Acciones y Establecimiento de Metas

• Asegurar que la acción sea lo suficientemente amplia para resolver el problema de manera integral.
• Para acciones correctivas, enfocarse en medidas específicas para eliminar la causa raíz y prevenir la recurrencia.
• Desglosar la acción en metas específicas y medibles, adaptadas a la realidad de la Rama Judicial.
• Asignar responsables, recursos y plazos para cada meta, considerando la estructura organizacional del sistema judicial.
• Establecer indicadores de desempeño para cada meta, como unidades de medida y cantidades específicas.

9. Implementación y Verificación de la Eficacia

• Ejecutar las metas según lo planificado, adaptándose a las particularidades de la Rama Judicial.
• Realizar seguimiento continuo del progreso, utilizando los mecanismos de control del SIGCMA.
• Documentar detalladamente el proceso de implementación, incluyendo desafíos y ajustes realizados en el contexto específico.
• Evaluar el cumplimiento de cada meta utilizando los indicadores establecidos.
• Determinar si la acción ha logrado el resultado deseado para el contexto de la Rama Judicial
• Verificar que la no conformidad o no cumplimiento no se haya repetido en los procesos que las generaron.
• Para acciones correctivas, asegurar específicamente que la causa raíz ha sido eliminada.

10. Integración con el SIGCMA

• Las acciones de mejora, correctivas y preventivas, deben formar parte integral del proceso de mejora continua de la Rama Judicial.
• Deben estar alineadas con la política de calidad y los objetivos estratégicos de la Entidad.
• El seguimiento de las acciones de mejora, correctivas y preventivas debe ser parte de las revisiones periódicas por la alta dirección de la Rama Judicial.
• Los resultados de las acciones de mejora, correctivas y preventivas deben utilizarse para actualizar la evaluación de riesgos y oportunidades de la Rama Judicial.
• Las lecciones aprendidas y las mejores prácticas identificadas se integran en los procesos y procedimientos de la Rama Judicial, contribuyendo a una cultura de excelencia y mejora constante.

Conclusiones

El marco de mejora continua en la Rama Judicial integra tres elementos clave: acciones de mejora, acciones correctivas y acciones preventivas. Mientras las acciones de mejora tienen un enfoque amplio y proactivo para optimizar procesos y sistemas, las acciones correctivas abordan problemas existentes y las preventivas anticipan posibles no conformidades. Esta estructura tripartita, alineada con estándares internacionales y adaptada al contexto judicial, permite una gestión integral de la calidad. La eficacia de este enfoque depende de la correcta identificación de causas raíz, la formulación de metas específicas y medibles, y la implementación rigurosa de las acciones planificadas.

La coherencia y pertinencia entre las acciones y sus metas asociadas son fundamentales para el éxito del plan de mejoramiento en la Rama Judicial. Esta alineación se logra asegurando que tanto las acciones como las metas estén directamente relacionadas con la causa raíz identificada y respondan al hallazgo específico. Además, la proporcionalidad, integralidad y factibilidad de las acciones y metas, junto con su adecuada documentación y seguimiento, garantizan que el proceso de mejora sea efectivo y contribuya al fortalecimiento continuo del Sistema Institucional del Control Interno y del SIGCMA, así como de la gestión general de la Rama Judicial.

Para una mejor comprensión de estos conceptos, se ilustran los siguientes ejemplos:

Ejemplo de Acción Correctiva (Área de Contratación):

Hallazgo (No Conformidad): Retrasos significativos en los procesos de contratación que afectan la adquisición oportuna de bienes y servicios.

Causa Raíz: Falta de estandarización en los procesos de contratación y ausencia de un sistema de seguimiento eficiente.

Acción Correctiva: Optimizar y estandarizar el proceso de contratación en toda la Rama Judicial para reducir los tiempos de adquisición y mejorar la eficiencia.

Metas:

1. Desarrollar un manual de procedimientos estandarizado para los procesos de contratación. Unidad de medida: Porcentaje de avance. Meta: 100%. Plazo: 3 meses.
2. Implementar un sistema de gestión de contratos automatizado. Unidad de medida: Porcentaje de implementación. Meta: 100%. Plazo: 6 meses.
3. Capacitar al personal involucrado en contratación sobre el nuevo manual y sistema. Unidad de medida: Porcentaje de personal capacitado. Meta: 100%. Plazo: 2 meses después de la implementación.
4. Reducir el tiempo promedio del proceso de contratación. Unidad de medida: Porcentaje de reducción. Meta: 30%. Plazo: 1 año desde la implementación de las mejoras.

Ejemplo de Acción Preventiva (Área de Infraestructura Física):

Hallazgo (Observación): Posible deterioro acelerado de las instalaciones judiciales debido a la falta de mantenimiento preventivo. (riesgo potencial).

Acción Preventiva: Desarrollar e implementar un plan integral de mantenimiento preventivo para las instalaciones de la Rama Judicial.

Metas:

1. Realizar un diagnóstico completo del estado de la infraestructura de todos los juzgados. Unidad de medida: Porcentaje de juzgados evaluados. Meta: 100%. Plazo: 4 meses.
2. Desarrollar un plan de mantenimiento preventivo priorizado. Unidad de medida: Porcentaje de avance del plan. Meta: 100%. Plazo: 2 meses después del diagnóstico.
3. Implementar un sistema de gestión de mantenimiento preventivo. Unidad de medida: Porcentaje de implementación. Meta: 100%. Plazo: 6 meses.
4. Ejecutar las actividades de mantenimiento preventivo de alta prioridad. Unidad de medida: Porcentaje de actividades ejecutadas. Meta: 30% de los juzgados. Plazo: 1 año.
5. Capacitar al personal de mantenimiento en el nuevo sistema de gestión. Unidad de medida: Porcentaje de personal capacitado. Meta: 100%. Plazo: 1 mes después de la implementación del sistema.

Estos ejemplos ilustran cómo se pueden formular acciones correctivas y preventivas (objetivos generales) con metas específicas (objetivos específicos), que son medibles, alcanzables y directamente relacionadas con la causa raíz del problema identificado. Cada meta contribuye de manera concreta a la realización de la acción global, abordando diferentes aspectos del problema y asegurando una solución integral.

Un buen plan de mejoramiento se formula conformando un equipo responsable que identifica la causa raíz de los hallazgos usando técnicas analíticas, selecciona acciones de mejora consensuadas, coherentes, realistas y acotadas en el tiempo, las documenta en el formato establecido con metas e indicadores específicos, implementa el plan asignando tareas y recursos, y realiza seguimiento periódico para evaluar su cumplimiento y efectividad. Es crucial que el plan sea viable, flexible, con acciones concretas y medibles orientadas a eliminar las causas de los problemas, contando con el apoyo de la Unidad de Auditoría cuando sea necesario.

Para facilitar la formulación de los planes de mejoramiento, resaltando la importancia que tiene el hecho de que se debe realizar un ejercicio técnico y juicioso de identificación de las causas, a fin de que las acciones que se planteen sean realmente efectivas y generen un impacto real y medible de intervención, que propenda por el mejoramiento de los procesos y de la operación de la Rama Judicial en general, se cuenta con los siguientes instrumentos:

• Procedimiento Formulación, Evaluación y Seguimiento de Planes de Mejoramiento

• Guía Metodológica para la Formulación de Planes de Mejoramiento de la Rama Judicial

Así mismo, dando aplicación al principio constitucional de colaboración armónica entre entidades del Estado para el cumplimento de sus fines, la Rama Judicial - Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y la Auditoría General de la República suscribieron el Convenio Interadministrativo 020 de 2021, que tiene por objeto, "Aunar esfuerzos y recursos humanos, técnicos y administrativos, para apoyar la gestión administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, mediante el uso del aplicativo denominado SIA POAS Manager".

En este sentido, el Consejo Superior de la Judicatura en cumplimento de lo establecido en el artículo 105 de la Ley 270 de 1996, con la suscripción del mencionado convenio, adopta e implementa el SIA-POAS Manager como una herramienta para el registro y control de los planes de mejoramiento institucionales, resultado de la actividad de auditoría interna o de los ejercicios de autoevaluación, del componente Actividades de Monitoreo del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) de la Rama Judicial y de los suscritos con la Contraloría General de la República.

Por esta razón, los planes de mejoramiento que formulen y suscriban los responsables de los procesos auditados, con la Unidad de Auditoría o con la Contraloría General de la República, conforme al procedimiento Formulación, Evaluación y Seguimiento de Planes de Mejoramiento del SIGCMA, deben registrarse, y así mismo hacerse el seguimiento a través de la mencionada aplicación informática, a la cual se accede a través del siguiente enlace: https://siapoas.ramajudicial.gov.co/.

Vale mencionar que, la dinámica para la formulación de los planes de mejoramiento no cambia, en el entendido de que estos se deben elaborar conforme al procedimiento establecido, atendiendo también los lineamientos señalados en la Guía Metodológica para la Formulación de Planes de Mejoramiento de la Rama Judicial dispuesta en el SIGCMA.

Por lo anterior, desde la Unidad de Auditoría se exhorta a los líderes de proceso, directores de unidades operativas del Consejo Superior de la Judicatura y de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, a los directores seccionales de administración judicial, a los Consejos Seccionales y demás servidores judiciales responsables de implementar o hacer seguimiento a los planes de mejoramiento, a hacer uso de esta aplicación.

Finalmente, con base en el ejemplo de hallazgo presentado en la pestaña de Hallazgos de Auditoría, a manera de ejemplo, se han desarrollado dos planes de mejoramiento distintos: uno que se aproxima a lo que sería considerado óptimo, y otro que ilustra un enfoque no óptimo. El propósito de este ejercicio es demostrar las diferencias significativas entre ambos enfoques y proporcionar una guía clara sobre cómo formular un plan de mejoramiento efectivo.

Estos ejemplos se pueden encontrar en detalle en el documento descargable adjunto. 

Además, cabe destacar que, dentro de un mismo plan de mejoramiento, e incluso dentro de una misma acción, puede haber variaciones en la calidad y pertinencia de las metas propuestas. Por ejemplo, algunas metas pueden ser evaluadas como conformes mientras que otras no lo son, o la acción general puede ser coherente y pertinente, pero una o más de sus metas pueden carecer de estas cualidades.

Esta variabilidad ilustra la complejidad inherente a la formulación de planes de mejoramiento y subraya la importancia de evaluar cuidadosamente cada componente: acciones, metas, plazos, unidades de medida y dimensiones de las metas. Cada uno de estos elementos debe ser analizado en términos de su coherencia con el hallazgo, su pertinencia para abordar la causa raíz identificada, y la razonabilidad de los plazos propuestos.

Las diversas combinaciones posibles de estos factores permiten una evaluación matizada de la conformidad o no conformidad del plan en su conjunto. Este enfoque holístico es crucial para desarrollar planes de mejoramiento que no solo cumplan con los requisitos formales, sino que también sean efectivos en la práctica para resolver los problemas identificados y mejorar los procesos de la organización.

Acorde con lo establecido en el Procedimiento: Formulación, Evaluación y Seguimiento de Planes de Mejoramiento, aquí están las instrucciones claras y precisas para evaluar la conformidad del plan de mejoramiento y de las acciones de mejora:

1. Verificación inicial: Confirmar que el plan de mejoramiento haya sido formulado, suscrito y presentado en el SIA POAS dentro del plazo establecido.

2. Evaluación del contenido (plazo máximo de 10 días hábiles): Corroborar que el plan de mejoramiento incluya: a) Todos los hallazgos identificados en el informe de auditoría. b) Las causas que originaron los hallazgos. c) Acciones de mejora o medidas propuestas para controlar, corregir o eliminar las causas de las no conformidades. d) Metas o actividades específicas para alcanzar las acciones de mejora. e) Unidades de medida para cuantificar las metas. f) Dimensión de las metas en cantidades enteras. g) Fechas programadas de inicio y terminación de cada actividad.

3. Evaluación de la conformidad: Analizar la coherencia, pertinencia y razonabilidad de plazos

• Coherencia: Verificar la relación lógica entre hallazgo, causas, acción de mejora, metas, unidades de medida y dimensiones.
• Pertinencia: Evaluar si la acción de mejora propuesta corresponde a la causa del hallazgo.
• Razonabilidad de los plazos: Determinar si la duración propuesta es adecuada para realizar cada acción de mejora.

Con base en el análisis y evaluación realizada, se determina si el plan o acción es Conforme o No Conforme, de acuerdo con las siguientes definiciones:

Conformidad: La Conformidad de un plan de mejoramiento se define como el cumplimiento de dos criterios fundamentales: 1) La inclusión completa de todos los elementos requeridos: hallazgos identificados, causas asociadas, acciones de mejora propuestas, metas cuantificables y un cronograma detallado de actividades. 2) La demostración de coherencia lógica entre estos elementos, la pertinencia de las acciones en relación con las causas identificadas, y la razonabilidad de los plazos establecidos para la implementación de las acciones. Es importante destacar que la determinación de conformidad se limita a estos aspectos estructurales y lógicos del plan, y no implica una aprobación o juicio sobre la efectividad potencial de las acciones propuestas. Un plan conforme es aquel que cumple con estos requisitos y está estructuralmente preparado para su implementación.

No Conformidad: Un plan de mejoramiento se considera No Conforme cuando presenta deficiencias significativas en su estructura o contenido. Esto incluye la omisión o inclusión incompleta de elementos esenciales como hallazgos, causas, acciones de mejora, metas cuantificables o cronograma de actividades. También se considera no conforme si carece de coherencia lógica entre estos elementos, si las acciones propuestas no abordan adecuadamente las causas identificadas, o si los plazos establecidos no son razonables para la implementación efectiva de las acciones.

La No Conformidad indica que el plan requiere ajustes sustanciales antes de ser considerado apto para su implementación, con el fin de cumplir con los estándares establecidos. Esta determinación se enfoca exclusivamente en la integridad, estructura y lógica del plan presentado, sin juzgar la potencial efectividad de las acciones propuestas. El objetivo es asegurar que el plan cumpla con los requisitos formales y lógicos necesarios para una implementación adecuada.

4. Toma de decisión

a) Si el plan es Conforme: Indicar las razones por las cuales se considera conforme, detallando cómo cumple con los criterios de coherencia, pertinencia y razonabilidad y recomiende el inicio de la ejecución del plan de mejoramiento.

Ejemplo: “El plan de mejoramiento se considera conforme porque aborda todos los hallazgos identificados, propone acciones de mejora coherentes y pertinentes para cada causa, y establece plazos razonables para su implementación. Se recomienda iniciar la ejecución del plan según lo programado.”

b) Si el plan es No Conforme: i) Explicar detalladamente las razones de la No conformidad, identificando específicamente qué aspectos no cumplen con los criterios establecidos; ii) Proporcionar recomendaciones claras y específicas para el ajuste del plan; iii) Devolver el plan al responsable para que realice los ajustes en un plazo no mayor a cinco días hábiles.

Ejemplo: “El plan de mejoramiento se considera no conforme debido a que la acción de mejora propuesta para el hallazgo X no aborda adecuadamente la causa identificada. Se recomienda reformular esta acción para que tenga una relación más directa con la eliminación de la causa raíz. Además, el plazo propuesto para la actividad Y parece insuficiente considerando su complejidad. Se sugiere extender este plazo para asegurar una implementación efectiva.”

5. Seguimiento: Si se devuelve el plan para ajustes, verificar que estos se realicen dentro del plazo de cinco días hábiles. Si no se reciben ajustes en este plazo, se entenderá la conformidad del plan original y el inicio de su ejecución.

Finalmente, en el proceso de evaluación de la conformidad de un plan de mejoramiento y sus acciones asociadas, es crucial reconocer que pueden presentarse diversas situaciones que requieren un análisis detallado y matizado. La conformidad no siempre es un concepto binario aplicable al plan en su totalidad, sino que puede variar entre los diferentes componentes del mismo.

Por ejemplo, es posible encontrar casos donde la acción general propuesta sea conforme con los criterios establecidos, pero las metas específicas no cumplan con los estándares requeridos. Igualmente, puede darse la situación inversa, donde las metas individuales sean adecuadas y bien formuladas, pero la acción general carezca de coherencia o pertinencia en relación con el hallazgo identificado.

Además, dentro de una meta específica, algunos elementos como la unidad de medida, la dimensión de la meta o los plazos propuestos podrían no cumplir con uno o más de los tres criterios fundamentales: coherencia, pertinencia y razonabilidad de plazos. En estos casos, es esencial realizar una evaluación minuciosa de cada componente.

Dada esta complejidad, es fundamental que al determinar la conformidad o no conformidad de un plan o de sus partes, se argumente y especifique claramente la decisión tomada. Esta argumentación debe basarse en una valoración individual de los criterios para cada elemento del plan, proporcionando así una evaluación transparente y bien fundamentada.

Este enfoque detallado no solo permite una evaluación más precisa y justa del plan de mejoramiento, sino que también ofrece una retroalimentación valiosa para su refinamiento y optimización. Al identificar específicamente qué aspectos cumplen o no con los criterios establecidos, se facilita la mejora continua del proceso de planificación y la efectividad de las acciones correctivas propuestas.

Con base en el hallazgo presentado anteriormente y en los ejemplos de formulación de un plan óptimo y uno no óptimo, se ha realizado un ejercicio práctico de evaluación. Este ejercicio, que se encuentra disponible en el documento descargable adjunto, ilustra cómo aplicar los criterios de evaluación en situaciones concretas y cómo argumentar las decisiones de conformidad o no conformidad. Este recurso adicional proporciona una valiosa herramienta de aprendizaje y referencia para quienes están involucrados en la elaboración y evaluación de planes de mejoramiento. 

Por disposición del Acuerdo PCSJA20-11603 del 27/07/2020, que modifica la estructura de la DEAJ; específicamente, se establecen las funciones de la Unidad de Planeación, en particular: Consolidar los planes de mejoramiento elaborados en la Dirección Ejecutiva; y, Hacer seguimiento al cumplimiento de estos. Estas responsabilidades sugieren que la Unidad de Planeación juega un papel importante en la gestión y supervisión de los esfuerzos de mejora dentro de la DEAJ. Esta labor incluye los que la Entidad suscribe con la Contraloría General de la República (CGR) y con la Unidad de Auditoría.

En el caso de los planes suscritos con la Contraloría General de la República, por disposición de dicha Entidad (Resolución Reglamentaria Orgánica No. REG-ORG-066 de 2024), se presentan a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes (SIRECI). En el caso de los suscritos con la Unidad de Auditoría, se hace a través del SIA POAS Manager. En dichas plataformas, los responsables de dichos planes, además de formularlos, tienen la obligación de registrar los avances en su ejecución, así como la respectiva consolidación y seguimiento que hace la Unidad de Planeación, de acuerdo con las directrices de cada sistema.

En lo que concierne a la Unidad de Auditoría, por disposición legal le corresponde hacer la verificación y evaluación del cumplimiento de las acciones formuladas, así como la constatación de su efectividad, y generar los respectivos informes.

El seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento, ya sean los suscritos con la CGR o con la Unidad de Auditoría, es un proceso crucial para garantizar la efectividad de las acciones implementadas. Este proceso se centra en dos aspectos fundamentales:

1. Verificación del nivel de cumplimiento y avance del plan. Se realiza mediante cálculos específicos que permiten cuantificar el progreso. Los principales indicadores son:

• Nivel de Cumplimiento del Plan de Mejoramiento (NCPM): Mide el grado de ejecución de las acciones planificadas cuyo plazo ya ha vencido.
• Grado de Avance del Plan de Mejoramiento (GAPM): Evalúa el progreso general de todas las acciones, incluyendo aquellas aún en curso.

2. Evaluación de la efectividad de las acciones del plan de mejoramiento. La efectividad de la acción se refiere a la capacidad de las medidas implementadas para lograr los resultados deseados y resolver los problemas o desafíos identificados. Se define como el grado en que una intervención, estrategia o medida implementada en un plan de mejoramiento logra alcanzar los objetivos propuestos y produce los cambios positivos esperados en la situación que se busca mejorar. Para evaluar la efectividad de una acción, se deben considerar, típicamente, los siguientes aspectos:

• Cumplimiento de objetivos: ¿La acción logró las metas establecidas?
• Resolución de problemas: ¿Se solucionó o mitigó el problema identificado?
• Impacto: ¿Qué cambios concretos y medibles se produjeron como resultado de la acción?
• Sostenibilidad: ¿Los resultados se mantienen en el tiempo?
• Eficiencia: ¿Se lograron los resultados con un uso óptimo de recursos?
• Adaptabilidad: ¿La acción fue capaz de ajustarse a circunstancias cambiantes?
• Satisfacción de las partes interesadas: ¿Los interesados están conformes con los resultados?

La medición de la efectividad es esencial para determinar si las estrategias implementadas están funcionando según lo previsto o si se requieren ajustes para alcanzar los objetivos establecidos. Este proceso integral de seguimiento y evaluación permite a la Rama Judicial mejorar continuamente sus procesos y asegurar que los planes de mejoramiento cumplan su propósito de manera eficaz.

En este sentido, conforme como está establecido en el procedimiento: Formulación, Evaluación y Seguimiento de Planes de Mejoramiento del SIGCMA, al evaluar un plan de mejoramiento se pueden presentar las siguientes situaciones:

• El plan de mejoramiento se cumple a cabalidad y sus acciones son efectivas; en este caso no habría observaciones que hacer.

• El plan de mejoramiento se cumple a cabalidad, pero sus acciones no son efectivas lo cual debe probarse con hechos nuevos que pongan de manifiesto esta situación y se constituyen en nuevos hallazgos que quedarán consignados para que el responsable plantee nuevas acciones de mejora.

• El plan de mejoramiento tan solo se ha cumplido parcialmente. En este caso las acciones de mejora y los hallazgos permanecerán en el nuevo plan de mejoramiento hasta tanto se cumplan en su totalidad. Esta situación no constituye nuevos hallazgos.

Así las cosas, el seguimiento puede conducir a tomar varias de las siguientes acciones o decisiones por parte del auditor, que se deben registrar:

1. Cierre eficaz de hallazgos. Se puede llevar a cabo el cierre con efectividad a determinado número de hallazgos o acciones de mejora, teniendo en cuenta el análisis de las causas y actividades propuestas, así como también los soportes relacionados por los responsables, los cuales sirvieron como evidencia de cumplimiento.

2. No procede cierre del hallazgo. Se establece si para determinados hallazgos no procede el cierre, si se considera que las acciones de mejora desarrolladas, aún no eliminan por completo la causa raíz del hallazgo, razón por la cual la Unidad de Auditoría considera registrarlas en el estado “No procede cierre”, con el fin que los responsables de las acciones de mejora revisen nuevamente la causa que origina este y gestionen las actividades pertinentes a que haya lugar.

Finalmente, con respecto a la publicación de los planes de mejoramiento, basta decir que esta tarea está bajo la responsabilidad de la Unidad de Planeación, por eso el enlace: https://www.ramajudicial.gov.co/web/unidad-de-planeacion/planes-de-mejoramiento, conduce al micrositio de la Unidad de Planeación, en especial a donde se publican los planes de mejoramiento vigentes, suscritos con la CGR. Los informes semestrales que por disposición de la Circular No. 15 del 30/09/2020, de la CGR, debe elaborar la Unidad de Auditoría, se encuentran publicados en el mismo micrositio.

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El SIA POAS Manager es una aplicación informática desarrollada por la Auditoría General de la República dentro de su gama de sistemas de información producidos bajo la marca SIA (Sistema Integral de Auditoría), diseñada como una herramienta para la formulación, seguimiento y control a los planes estratégicos institucionales, planes operativos anuales, tableros de control, planes de mejoramiento y administración de riesgos.

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Consulte el MANUAL PARA CARGUE DE INFORMACIÓN MÓDULO DE PLAN DE MEJORAMIENTO SIA POAS Manager©. El cual presenta los aspectos generales de administración y uso del sistema con relación al módulo de planes de mejoramiento.

La implementación de acciones de mejora derivadas de la actividad de auditoría representa una oportunidad invaluable para fortalecer la gestión y la eficiencia de los procesos. Estas acciones no solo abordan los hallazgos identificados durante el proceso de auditoría, sino que también promueven un ciclo continuo de aprendizaje y adaptación.

Las acciones de mejora que han demostrado ser efectivas en la superación de hallazgos específicos se convierten en valiosas lecciones aprendidas para la Rama Judicial. Estas experiencias exitosas pueden servir como referentes sólidos para la formulación y adopción de nuevas acciones de mejora en áreas similares o incluso en otros contextos dentro de la Entidad.

Al capitalizar el conocimiento adquirido y las estrategias probadas, se optimiza el proceso de mejora continua, se evita la repetición de errores y se acelera la implementación de soluciones efectivas. De este modo, cada acción de mejora no solo resuelve un problema inmediato, sino que también contribuye a construir un repositorio de mejores prácticas que pueden guiar y enriquecer futuros planes de mejoramiento en toda la organización. En tal sentido, se ha diseñado la siguiente base de datos: Hallazgos Subsanados

Así las cosas, considerando que no es suficiente tener los datos disponibles, la Unidad de Auditoría presenta un análisis exhaustivo que abarca los hallazgos cerrados en el período del 31/12/2019 al 30/08/2024, que se consolida en el INFORME: ANÁLISIS DE METAS Y ACCIONES CONCLUIDAS Y HALLAZGOS SUPERADOS que se pone a disposición. 

Este informe constituye una herramienta fundamental en el proceso de gestión del conocimiento de la Rama Judicial. En un entorno cada vez más complejo y dinámico, la capacidad de aprender de las experiencias y transformar ese aprendizaje en mejoras tangibles se ha convertido en una ventaja competitiva crucial.

Este documento no solo representa un análisis exhaustivo de las metas concluidas de los planes de mejoramiento y de los hallazgos superados, sino que también encarna el compromiso institucional con la mejora continua y la excelencia operativa. Al consolidar y analizar la información sobre los hallazgos, sus causas, las acciones correctivas implementadas y el progreso en el cierre de metas, se está construyendo una base de conocimiento invaluable.

La gestión eficaz del conocimiento que se deriva de este análisis permitirá no solo reaccionar ante los desafíos, sino que la Entidad se anticipe a ellos, convirtiendo cada hallazgo en una oportunidad de crecimiento y fortalecimiento institucional.

Por tal razón, se invita a los servidores judiciales a utilizar este informe como un recurso valioso para la reflexión, el aprendizaje y la acción. Solo a través del compromiso colectivo con la aplicación de estas lecciones aprendidas se podrá alcanzar nuevos niveles de eficiencia, transparencia y excelencia en el servicio de administración de justicia.

La Unidad de Auditoría reafirma su dedicación a la mejora continua y al fortalecimiento de los procesos institucionales en pro de la transparencia y la lucha contra la corrupción y en beneficio de la justicia y la sociedad.

En el rol de enfoque a la prevención, en la tarea de brindar asesoría y acompañamiento en la formulación, seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento, la Unidad de Auditoría pone a disposición una serie de documentos que contienen ejercicios prácticos con casos reales.

Documento 1: "Análisis de Hallazgos de la CGR" Este documento presenta un análisis exhaustivo de los hallazgos identificados por la Contraloría General de la República relacionados con irregularidades en la adquisición de equipos de cómputo. Mediante metodologías estructuradas de análisis de causa raíz, se identifican los factores que originaron cada hallazgo y se proponen planes de mejoramiento con acciones específicas, metas medibles y plazos definidos. El material ilustra cómo transformar efectivamente los hallazgos de auditoría en oportunidades concretas de mejora institucional.

Documento 2: "Ejercicios Prácticos sobre Plan de Mejoramiento" Este instructivo ofrece ejemplos prácticos sobre la aplicación de diferentes metodologías de análisis de causa raíz (5 Por Qué, Diagrama de Ishikawa y Árbol de Problemas) en el contexto de hallazgos de auditoría contractual. Presenta criterios para seleccionar la metodología más adecuada según el tipo de hallazgo, contrasta planes de mejoramiento conformes con no conformes, y brinda lineamientos para la implementación, seguimiento y documentación del proceso. Constituye una guía práctica para la formulación efectiva de planes de mejoramiento y la evaluación de su conformidad.

Documento 3: "Aproximación a un plan de mejoramiento óptimo" Este material presenta un ejemplo estructurado de un plan de mejoramiento correctamente formulado, partiendo del análisis de un hallazgo relacionado con la seguridad informática en la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. Detalla la identificación de la causa raíz, la definición de acciones correctivas apropiadas y el establecimiento de metas específicas con indicadores medibles. Incluye además una explicación sobre la diferencia entre acciones correctivas y preventivas, y por qué las propuestas constituyen un abordaje adecuado al problema identificado.

Documento 4: "Evaluación de la conformidad a un plan de mejoramiento óptimo y uno no óptimo" Este documento ofrece una comparación detallada entre un plan de mejoramiento que cumple con todos los criterios de calidad y otro que presenta deficiencias significativas. Ambos abordan el mismo hallazgo relacionado con actualizaciones de seguridad en servidores de bases de datos, pero difieren sustancialmente en coherencia, pertinencia y razonabilidad de plazos. Incluye además una evaluación de conformidad para cada plan, explicando detalladamente por qué uno resulta adecuado mientras el otro no satisface los criterios mínimos requeridos.