null COMITÉ NACIONAL DEL SIGCMA

Con el fin de mantener y mejorar el Sistema Integrado SIGCMA en sus esquemas de certificación  NTC ISO 9001,  NTC 6256, NTC ISO 14001, NTC  ISO 45001, NTC ISO 27001, NTC  ISO 37001 y Sello Safe & Healthy, el día 25 de enero del 2024, se llevó a cabo Comité Nacional del SIGCMA, donde se contó con la participación de los Magistrados de altas cortes, Magistrados seccionales, Directores seccionales, Jueces, y Servidores Judiciales a nivel nacional de manera remota, totalizando 560 participantes; con el objetivo de socializar Procedimientos, Formatos e Instructivos de los procesos de Gestión Administrativa "Sistema de Gestión Ambiental", Recursos Humanos y  Seguridad y Salud en el trabajo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial (DEAJ), los cuales fueron:

Proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo:

  • Elección y conformación de los representantes de los funcionarios y empleados ante el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) Nacional y Seccional.
  • Inspecciones técnicas de seguridad integral
  • Procedimiento para investigación de incidentes y accidentes de trabajo
  • Instructivo elección Comité de Convivencia Laboral
  • Programa de ergonomía
  • Seguimiento casos críticos de salud
  • Inspección de seguridad técnica integral
  • Acta de constitución COPASST
  • Acta de constitución CCL
  • Casos Orientación Psicológica
  • Orientación Psicológica
  • Cronograma de actividades
  • Base de datos valoraciones- juegos deportivos
  • Inventario ayudas mecánicas
  • Matriz de mejoras
  • Atención primeros auxilios
  • Auto reporte de condiciones de teletrabajo

 Recursos Humanos:

  • Procedimiento: Cobro de mayores valores liquidados y pagados en la nómina, por conceptos salariales y prestacionales, y por aportes al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.
  • Procedimiento: Trámite de incapacidades, licencias de maternidad y paternidad y conciliación de pagos de recobro de las prestaciones económicas a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud y Riesgos Laborales (no tiene anexos)
  • Formato Informe de mayores valores
  • Formato de liquidación de mayores 

Gestión Administrativa "Sistema de Gestión Ambiental"

 

  • Procedimiento de administración de riesgos y oportunidades
  • Formato visita de gestores
  • Formato etiqueta identificación tóner
  • Formato etiqueta identificación RESPEL
  • Relación de residuos generados en el mantenimiento de vehículos
  • Relación residuos generados actividades de mejoramiento y mantenimiento  
  • Instructivo para desmonte de blindaje de vehículos
  • Instructivo para la desintegración del parque automotor al final de su vida útil
  • Guía ambiental para el manejo del parque automotor
A continuación, palabras de la Magistrada Líder del SIGCMA:

 

Respetados Líderes de Proceso:

Permítanme, en primer lugar, desearles un feliz y venturoso 2024, lleno de muchas bendiciones para Ustedes y sus Familias, así como para sus Equipos de trabajo, que la premisa que oriente nuestras actividades en este nuevo año este encaminada a lograr el bienestar de nuestras familias y compañeros de trabajo, pero al mismo, tiempo ofrecer un mejor servicio, un servicio de calidad, a nuestras partes interesadas: Internas y Externas, a los ciudadanos en general.

 

Este año, sin lugar a dudas, esta precedido de grandes retos, razón por la cual iniciamos actividades en el SIGCMA remitiendo en la primera semana de enero, la programación de todo el año en la que se consignan los procesos, procedimientos, actividades, eventos que realizaremos este año, para el mantenimiento y ampliación del Sistema, así como para seguir respondiendo con altura y calidad, como es normal que lo hagamos, gracias al compromiso de nuestros Lideres y Servidores Judiciales. Es innegable y no me cansaré jamás de agradecerles por su generosidad, pues el sistema, entre otras, tiene la función de visibilizar no solamente lo que hacemos en el día a día de cada día, sino de poner de manifiesto el compromiso con la calidad que nos debe tipificar, primero como personas y luego como servidores judiciales, pues no debemos olvidar jamás, que como tal nos debemos a los ciudadanos y estamos llamados a generar mecanismos y estrategias que coadyuven en el mejoramiento continuo de la función pública de administrar justicia.

 

Quisiera recordar varios elementos que son fundamentales:

 

  1. Es importante que todos los líderes de proceso remitan a la Coordinación Nacional del SIGCMA, el seguimiento al Plan de Acción y Matrices de Riesgos del cuarto trimestre del 2023, algunos ya lo han enviado, otros aún lo están terminando, por esta razón les agradecemos que nos lo envíen antes del 30 de enero con el fin de sistematizar la información y poder trabajar los informes que se derivan del mismo, para los diferentes estamentos y entidades;
  2. Como sabemos, de acuerdo con la planeación, el Informe de Revisión por la Dirección lo trabajamos el martes 23 de enero y el compromiso es remitirlo, debidamente diligenciado, a la Coordinación Nacional del SIGCMA el próximo 16 de febrero; es indispensable que todos lo enviemos, pues este informe constituye la revisión del sistema por parte de la Alta Dirección y, de los informes específicos, se realiza el Informe General del Consejo Superior, he ahí la importancia de realizar este ejercicio de manera cuidadosa y dentro de los términos establecidos.
  3. El próximo martes 30 de enero, de 8:00 a.m. a 12:00 m., estaremos trabajando la matriz del Plan de Acción vigencia 2024; en este sentido es necesario tener presente para la elaboración y diligenciamiento de este:
  1. Tener presente las metas y retos establecidos en el Plan Sectorial de Desarrollo 2023-2026: "HACIA UNA JUSTICIA CONFIABLE, DIGITAL E INCLUYENTE";
  2. Para la vigencia 2024 en cumplimiento del Objetivo Estratégico No. 3: que especifica "Aumentar la confianza pública en la justicia a través de la transparencia, la rendición de cuentas y la participación, incluyendo la información de justicia y la producción, gestión y acceso a las fuentes de derecho, el fortalecimiento del sistema de gestión de calidad y medio ambiente (SIGCMA) y el mejoramiento de la calidad y publicidad de la información": Objetivo específico 3: "Fortalecer el Sistema integrado de Gestión de la Rama, orientado a la implementación y certificación de las normas antisoborno", se implementará en los Consejos Seccionales de la Judicatura, las Direcciones Seccionales de Administración de Justicia y las Coordinaciones Administrativas, el Sistema de Gestión Antisoborno, fundamentado en la norma NTC ISO 37001:2016, esto con el fin de que se planifique el proceso, el cual será direccionado por el Coordinador Nacional del SIGCMA Doctor William Espinosa Santamaría y se trabajará en metodología mixta: Presencial y Virtual, razón por la cual les invitamos desde ya a ir revisando la Plataforma Estratégica del Sistema de Gestión Antisoborno que encontrarán en el micrositio del SIGCMA;
  3. Recordemos que el Plan de Acción vigencia 2024, debe remitirse a la Coordinación Nacional debidamente diligenciado, el 29 de febrero de 2024.
  4. El 05 de marzo se realizará la socialización de la Matriz de Riesgos, la cual será remitida el 22 de marzo de 2024.
  1. Es fundamental revisar los Informes de Auditoría de la vigencia 2023 y, con fundamento en ellos, realizar el Plan de Mejora respectivo, el cual debe remitirse para acompañamiento por la parte del SIGCMA, en este sentido, si bien la norma específica el tratamiento de las No Conformidades: Menores y Mayores, de la misma manera les invito a hacer el tratamiento de las Oportunidades de Mejora;
  2. En la vigencia 2024 se auditaran en los sistemas en los cuales estamos certificados TODAS las Dependencias Judiciales y Administrativas a nivel nacional, razón por la cual les invito a ir preparando desde ya las mismas, pues hemos de tener presente que una auditoría no es nada diferente a evidenciar y tener documentado el sistema, como podrán ver en el Planeador SIGCMA 2024, las auditorias internas se realizarán en el mes de julio y las externas en el mes de agosto, al respecto no habrá modificaciones y en el Comité Nacional del SIGCMA del mes de febrero socializaremos el Plan de Auditorías Internas con el fin de que estemos todos preparados. En este contexto es importante tener en cuenta que, de acuerdo con los informes de Auditoría Externa, entregados por el Organismo de Certificación ICONTEC, quedaron glosados con No Conformidades Mayores,  el Sistema de Gestión Ambiental, así como el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo, acorde con lo anterior es importante que tengamos presente que, no podemos poner en riesgo la certificación que hemos logrado, razón por la cual les animo a trabajar en este sentido y, bajo la óptica de la mejora continua, realicemos las gestiones pertinentes para superar los hallazgos y cumplir con los planes de mejora que hemos remitido al ICONTEC, por ésta razón estaremos acompañados por el Coordinador Nacional, así como por los profesionales expertos del SIGCMA, quienes nos orientaran en el tratamiento de los hallazgos, pero es fundamental para cumplir los objetivos trazados el compromiso, liderazgo y trabajo de los Lideres de Proceso así como de los profesionales de Enlace y por ende de los responsables de  los subsistemas en cada Dirección Seccional. Recordemos que son los Jefes, los Lideres del Sistema, razón por la cual es fundamental su participación en el proceso.
  3. Como les contaremos seguidamente, hemos dividido por regiones el acompañamiento que se realizará desde la Coordinación Nacional del SIGCMA, con un profesional asignado, ellos se contactaran con los Lideres de Proceso con el fin de coordinar las fechas y horarios de trabajo.
  4. Como sabemos el evento de certificación lo realizaremos los días 14 y 15 de marzo, les estaremos informando, al respecto, como lo hemos hecho todos los años. Es importante tener en cuenta que los Magistrados de Consejos Seccionales, Directores Seccionales, Coordinadores Administrativos y demás Lideres de Proceso que sean invitados, nos acompañan en el mismo, pero ustedes nos colaboran financiando los tiquetes de ida y vuelta;

 

Bueno en el desarrollo del Comité les estaremos informando de las demás actividades que realizaremos y lo que hemos de tener presente, y una vez más les agradezco el compromiso con el SIGCMA.