El día 29 de julio se llevó a cabo la reunión seguimiento y planeación para las auditorías internas del SIGCMA la cual fue presidida por la líder del SIGCMA de la Unidad del Centro de Documentación Judicial la Doctora Paola Zuluaga, los Coordinadores de los procesos de Comunicación Institucional, Dr. Juan Francisco Garavito Gestión de la Información Judicial, Dr. Francisco Serrato Bonilla y Gestión Documental, Dr. Alexander Colmenares Varón, con el equipo de apoyo de la Unidad y con la participación y guía del Coordinador Nacional de Calidad Dr. William Espinosa Santamaría y miembros de su equipo de trabajo.
Por consiguiente el Coordinador Nacional de Calidad aclaró algunos aspectos del formato MATRIZ CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN, donde el doctor William Espinosa indica que este formato surge como parte de la aplicación de la norma Ambiental y para la auditoría, este formato fue revisado por el ICONTEC quienes manifestaron que era un buen instrumento.
El Dr. William explica que la matriz contexto de la organización debe ser diligenciada por cada dependencia o Unidad, pero debe estar focalizado en los procesos de la dependencia, el seguimiento se puede hacer basado en el plan operativo que se establece anualmente, o también identificando los factores que influyen en los procesos, los factores pueden surgir de la noche a la mañana un gran ejemplo es el momento que estamos afrontando con respecto al COVID 19, en donde se podrán describir los aspectos positivos y los negativos generados por la pandemia.
El formato consta de dos partes principales CUESTIONES EXTERNAS y CUESTIONES INTERNAS, cada uno de ellos identifica Factores positivos o negativos, a los cuales se realiza un seguimiento del último semestre del año 2019 y un primer semestre del año 2020, las casillas pueden contener valores, información descriptiva o link que redireccione a las páginas o los lugares en donde se pueda consultar la información.
Los CUESTIONES EXTERNAS tiene subdivisiones por factores I. Factores Económicos, II. Factores Sociales, III. Factores Políticos, IV. Factores Tecnológicos, V. Factores Legales Y Reglamentarios.
Las CUESTIONES INTERNAS tiene divisiones de
I. DESEMPEÑO GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN Se puede consultar lo reportado en el último Informe al Congreso
II. FACTORES DE RECURSOS, este contiene las subdivisiones 2.1. RECURSOS FÍSICOS: INFRAESTRUCTURA y 2.2. AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS este numeral tiene los siguientes subíndices 2.2.1. FACTORES SOCIALES, 2.2.2. FACTORES PSICOLÓGICOS, 2.2.3. FUENTES INTERNAS, 2.2.4. FUENTES EXTERNAS, los subíndices corresponden a la norma Ambiental por lo que se describirá lo que corresponde al proceso, o se podrá identificar el proceso al cual corresponde y lo que no se identificará como No Aplica.
III. FACTORES DE RECURSOS Y/O ASPECTOS HUMANOS, los subíndices 3.2. Conducta Organizacional y 3.3. Cultura Organizacional; pueden redireccionar al último informe al Congreso por ser un asunto de la Alta Dirección.
3.4. Relaciones con los SINDICATOS
IV. FACTORES OPERACIONALES se describirá lo que corresponde al proceso, lo que no se identificará como No Aplica
V. FACTORES EN EL GOBIERNO DE LA ORGANIZACIÓN se describirá lo que corresponde al proceso, lo que no se identificará como No Aplica; el subíndice 5.3. Estructura Organizacional puede redireccionar al Link Estructura del Consejo Superior de la Judicatura.
Se concluye que el Contexto de la Organización contiene el Documento CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN (uno por toda la Organización), Normatividad de la creación de cada Dependencia (Acuerdos), Documento en Word de PLANIFICACIÒN PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES y Documento en Excel de MATRIZ CONTEXTO DE LA ORGANIZACION.
