El día 21 de septiembre del presente año se llevó a cabo el ACTO DE APERTURA E INSTALACIÓN AUDITORIAS EXTERNAS DEL SIGCMA CICLO 2020, el cual estuvo presidido por la Doctora Martha Lucia Olano de Noguera Magistrada Líder del SIGCMA y Doctor José Mauricio Cuesta Director Nacional de Administración Judicial, y donde cada Director de Unidad hace una breve presentación como Líder de Proceso y contextualiza los procesos que lidera, igualmente realiza la presentación los Lideres de Proceso: Dirección Nacional de Administración Judicial-DEAJ.
Por consiguiente, se continuó con el acto de instalación de las Auditorías Externas del SIGCMA Ciclo 2020, en tiempos del COVID-19 con las palabras del Auditor Líder el Doctor Luis Gerardo Martínez Auditor y la Doctora Claudia Peña Auditora Líder del Sistema de Gestión Ambiental: NTC ISO 14001:2015 y NTC 6256:2018 y se realiza la presentación del Equipo Auditor del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC.
En este sentido el Coordinador Nacional del SIGCMA realiza Socialización de la Plataforma Estratégica del SIGCMA: WEB INSTITUCIONAL-MICROSITIO SIGCMA: PLAN SECTORIAL DE DESARROLLO/ PLAN SIGCMA., el Informe de Revisión por la Dirección 2019, Contexto Institucional: Estructura del Estado y Consejo Superior de la Judicatura, Contexto Institucional: Estructura del Estado y Dirección Nacional de Administración Judicial-DEAJ y por último Contexto Institucional: Articulación Normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC 6256:2018: Gestión del cambio en tiempos del COVID-19- Riesgo afectación de la prestación del servicio público de administrar justicia en tiempos de pandemia: COVID-19.
A continuación, las palabras de la Doctora Martha Lucia Olano de Noguera Magistrada Líder del SIGCMA:
Respetados Doctores:
Bienvenidos al acto de apertura del Ciclo de Auditorías Externas Remotas Ciclo 2020, en tiempos de la pandemia del COVID-19.
Esta singular situación por la que estamos atravesando a nivel mundial, me hace pensar que, para alcanzar la excelencia en cualquier tarea o área personal y profesional, tenemos que desarrollar el valor de ser auténticos, únicos e irrepetibles.
Como sabemos una auditoría de calidad es una evaluación en la que se comprueba que los procesos que se llevan a cabo dentro de una organización, están conforme a los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y, para el caso nuestro, significa la conformidad con base en el Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad y el Medio Ambiente SIGCMA.
Sin lugar a dudas, las auditorias de calidad aportan valor agregado y dan confianza a las partes interesadas en el marco de las funciones misionales que nos han sido asignadas por la Constitución y la Ley.
Ahora bien, una de las grandes preguntas que, desde la Rama Judicial nos hacemos es: ¿Para qué sirve una auditoria de calidad?
Pues bien, en el mundo moderno, gracias a los aportes de las Estructuras de Alto Nivel, debemos tener presente que cualquier organización debe enfocarse, entre otros, en:
- El pensamiento basado en riesgos el cual es un nuevo enfoque, establecido por la norma ISO 9001:2015, que determina y contempla la importancia de la identificación de factores a nivel externo e interno que pueden afectar a la prestación del servicio o la conformidad de nuestro servicio público de administrar justicia;
- El pensamiento basado en riesgos permite a una organización determinar los factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de la calidad se desvíen de los resultados planificados, para poner en marcha controles preventivos para minimizar los efectos negativos y maximizar el uso de las oportunidades;
- El pensamiento basado en el riesgo abarca toda la norma ISO 9001 2015 y se apoya en el enfoque basado en procesos. ... Esto significa que todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad y en cada etapa del proceso PHVA que se aplica para ser detectados y analizando los distintos factores de riesgo y su oportunidad;
- El riesgo es el efecto de la incertidumbre y cualquier incertidumbre puede tener efectos positivos y negativos. En el contexto actual de cambio y evolución permanente, la incertidumbre adquiere una gran dimensión, que justifica el pensamiento basado en riesgos dentro del contexto de la norma ISO 9001:2015.
Acorde con lo anterior, podemos concluir que las auditorias sirven para minimizar errores, mejorar la eficacia de la organización y acercarla a los niveles de calidad reconocibles y a los cuales estamos llamados, es decir, ofrecer el mejor servicio a las partes interesadas internas y externas, conforme al mandato constitucional.
En el mismo sentido, las auditorías nos ayudan a ofrecer a nuestras partes interesadas, a los ciudadanos, una imagen de calidad, con calidad y de esta forma mostrarnos como una Corporación exitosa, por lo que los cambios tras las auditorias, no solo los notaremos dentro de la Rama Judicial, también en cada uno de los procesos con los cuales damos respuesta a las necesidades y expectativas de nuestras partes interesadas.
Ahora bien, como quiera que en la presente vigencia en el marco de las auditorías externas se verificarán los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2015; NTC ISO 14001:2015 (únicamente para las sedes certificadas) y la norma NTC 6256:2018 en todas las Dependencias Administrativas y Judiciales certificadas, quiero manifestarle al Auditor Líder del ICONTEC, Doctor Luis Gerardo Martínez y al Equipo Auditor, que desde el 12 de junio de 2014 el Consejo Superior de la Judicatura adoptó, mediante Acuerdo PSAA14-10160, el Plan de Gestión Ambiental de la Rama Judicial, al que todos los servidores judiciales, desde el ámbito desde el cual desarrolla su función misional y las funciones específicas del cargo, debemos contribuir al mantenimiento y sostenibilidad del medio ambiente, y de manera especial, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, así como las Direcciones Seccionales de Administración Judicial, en cumplimiento de los requisitos legales que desde el punto de vista ambiental, se deben cumplir en cada Municipio, Alcaldía y Gobernación donde hace presencia la Institución.
En este contexto y teniendo en cuenta que dichos requisitos serán verificados en la norma NTC 6256, en los numerales 6.3: Aspectos Ambientales: 6.3.1. Generalidades; 6.3.2. Planificación de acciones ambientales; 6.4 Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental y planificación para lograrlos; numeral 10. Mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental, encontraran ustedes las referencias y actividades que se han venido realizando desde la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial para el cumplimiento de los mismos y, en este contexto, en el micrositio del SIGCMA que veremos más adelante encontraremos la información pertinente. Sin embargo, conscientes que apenas estamos iniciando, estamos abiertos a todas las oportunidades de mejora que consideren, a fin de ir construyendo una cultura y consciencia ambiental en la Rama Judicial, contribuyendo de esta forma, a la sostenibilidad del planeta desde nuestra función misional.
Un aspecto importante y que no quiero pasar por alto en este acto de instalación de las Auditorías Externas, es el enunciar algunas de las actividades y eventos realizados en el segundo semestre del 2020, que han coadyuvado en la mejora continua del SIGCMA y por ende de nuestros servidores judiciales en toda la geografía nacional, ellos son:
- El 13 de julio, se realizó el Comité Nacional del SIGCMA ampliado, en el que se trabajó de manera especial en la Guía para una Auditoría Remota, con base en los lineamientos establecidos por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC;
- El 27 de julio, se llevó a cabo la reunión de preparación de las Auditorías Externas;
- El 3 de agosto, fue aprobado el Plan de Auditorías Internas Ciclo 2020, el cual fue ejecutado en un 99% de forma remota;
- El 14 de agosto, se llevó a cabo el Conversatorio Internacional: Comunicación y Liderazgo Organizacional: Conferencia: Speaker Coach: Aprende a hablar en público Online: Doctor Jorge Martínez Lubiano, Coach del Programa de MBA Ejecutivo de la Universidad de Cambridge.
- El 27 de agosto, se realizó la ceremonia entrega de certificados de Calidad: Dependencias Certificadas normas NTC ISO 9001:2015; NTC ISO 14001:2015 ciclo 2019 y entrega de certificados de los Diplomados HSEQ y Auditores HSEQ, realizados en el 2019;
- El 10 de septiembre, se realizó el Conversatorio Nacional del SIGCMA: Modelos de Gestión y Protocolos de Bioseguridad en tempos de Pandemia: COVID-19, con la siguiente temática: i) Cumplimiento ISO 37001: 2016: Sistema de Gestión Antisoborno; ii) NTC 6047:2013, Accesibilidad al medio físico. Espacios de servicio al ciudadano en la administración pública; iii) Seguridad de la Información y Ciberseguridad; iv) Resiliencia organizacional; v) Causa y Efectos en la toma de decisiones relacionadas con Elementos ambientales;
Otro aspecto no menos importante, son los recursos proyectados en el Plan Sectorial de Desarrollo 2019-2022, y asignados entre el 2019 y 2020 al proyecto IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA A NIVEL NACIONAL, que ascienden a $3.822 millones, de los cuales $1.822 millones, corresponden al año 2019 y $2.000 millones para la presente vigencia fiscal.
Con recursos apropiados en el 2020 se continuará con: (i) la realización de las auditorías externas de recertificación y ampliación en las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, que den cumplimiento a los requisitos de la Norma Técnica de Calidad; Norma y Guía Técnica de la Rama Judicial NTC 6256:2018 y GTC 286:2018; (ii) ampliar el número de participantes en el diplomado HSEQ y un nuevo diplomado en la formación en la norma la norma NTC 6256:2918 y la Guía Técnica 286:2018; (iii) realizar el acompañamiento técnico en proceso de implementación de la norma y guía técnica de la Rama Judicial, y (iv) Prestar el servicio de Formación Virtual de Auditores Internos en Sistema de Gestión Ambiental dirigido a una población total de 100 servidores judiciales para la Implementación del Sistema de Gestión Ambiental basados en la norma NTC ISO 14001:2015, articulado con la Norma Técnica Calidad NTC 6256: 2018 y Guía Técnica de Calidad GTC 286: 2018 de la Rama Judicial.
Adicional a lo anterior, y como quiera que este año el Encuentro Nacional del SIGCMA, no se llevará a cabo por efectos de la pandemia COVID 19, los recursos inicialmente previstos para este evento, serán destinados a la realización de dos (2) diplomados adicionales, como son:
- Un (1) Diplomado de 160 horas virtual, para la formación de auditores internos HSEQ, Auditores MIPG, Auditores MECI, Norma 31001:2018, Guía de Riesgos del DAFT dirigido a una población total de 500 servidores judiciales;
- Un (1) Diplomado de 160 horas virtual en la Norma NTC 6256:2018; la Guía Técnica de Calidad GTC 286:2018 de la Rama Judicial; La Norma ISO/IEC 27001: 2013; la Norma 37001:2018; ISO/ 26000 y la GTC 180 dirigido a una población total de 500 servidores judiciales.
Finalmente y ya para concluir, permítanme recordarles como decía Steve Jobs, que, para ser parte del 1%, de la elite de tu profesión u oficio, debes hacer lo que no hace el 99%, tienes que desarrollar el suficiente coraje para ser audaz, único e innovador al realizar cada una de las tareas de tu trabajo diario, recuerda que:
"Tu tiempo es limitado, de modo que no lo malgastes viviendo la vida de alguien distinto.
No quedes atrapado en el dogma, que es vivir como otros piensan que deberías vivir.
No dejes que los ruidos de las opiniones de los demás acallen tu propia voz interior. Y, lo que es más importante, ten el coraje para hacer lo que te dicen tu corazón y tu intuición."
Auguro éxitos en este proceso, con la seguridad que todas las recomendaciones que nos realice el Equipo Auditor serán tenidas en cuenta en el marco de la mejora continua.
¡¡¡Muchas gracias!!!
A continuación, las palabras del Doctor José Mauricio Cuesta Director Nacional de Administración Judicial:
Respetados Doctores:
Uniéndome a las palabras de nuestra Magistrada Líder del SIGCMA, quiero darles la bienvenida al acto de apertura de las Auditorías Externas Remotas Ciclo 2020, en tiempos de la pandemia del COVID-19.
Desde hoy 21 de septiembre y hasta el 09 de octubre estaremos concentrados en el desarrollo de las auditorías externas del SIGCMA, pueden tener la absoluta seguridad, Señor Auditor Líder y miembros del Equipo Auditor, que daremos lo mejor de nosotros para el logro de los objetivos trazados, hemos sido cuidados al preparar las auditorías teniendo en cuenta la situación especial por la que atravesamos de ahí que hayamos preparado , con base en la Guía para Auditorías Remotas del ICONTEC, el desarrollo de las mismas, sin embargo queremos manifestar que quedamos en sus manos bajo el entendido que los procesos de auditoría constituyen per se un ejercicio permanente para la mejora continua, pues somos conscientes que la calidad es una ventaja que le agrega valor a la organización y por ende la hace más competitiva y, específicamente, desde la óptica de la Rama Judicial, nos permite dar lo mejor de nosotros para satisfacer, dentro del marco constitucional y legal las expectativas de nuestras partes interesadas.
En mi calidad de Director Ejecutivo de Administración Judicial, quiero manifestar que desde la expedición del Acuerdo PSAA14-10160: "Por el cual se adopta el Plan de Gestión Ambiental de la Rama Judicial", hemos trabajando, en el nivel central y por ende en las Direcciones Seccionales de Administración Judicial, teniendo presente el marco normativo mediante el cual nace el mismo, a saber:
- Que en el principio 4 de la Declaración de Río de Janeiro se establece que la protección del medio ambiente deberá constituirse en parte integrante del proceso de desarrollo de los países;
- Que el artículo 79 de la Constitución Política consagra el derecho a gozar de un ambiente sano y el deber del Estado de proteger la integridad del mismo;
- Que el artículo 80 de la Constitución Política dispone que el Estado deberá proteger los recursos naturales y prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental;
- Que en virtud del artículo 1° de la Ley 99 de 1993, la acción para la protección y recuperación ambiental del país es una tarea conjunta y coordinada entre el Estado, la comunidad, las organizaciones no gubernamentales y el sector privado;
- Que mediante la Ley 697 de 2001 se regula lo relativo al uso racional y eficiente de energía y se promueve la utilización de energías alternativas, estableciendo que el uso racional y eficiente de la energía (URE) es un asunto de interés social, público y de conveniencia nacional;
- Que mediante la Ley 9 de 1979 se regula lo relativo a las condiciones sanitarias del ambiente y las necesarias para asegurar el bienestar y la salud humana;
- Que la Ley 373 de 1997 contiene el programa para uso eficiente y ahorro del agua;
- Que los artículos 32 y 34 del Decreto Ley 2811 de 1974 regulan lo relativo a la gestión de productos químicos, sustancias tóxicas y radioactivas, así como de los residuos, las basuras, desechos y desperdicios;
- Que la Ley 1252 de 2008 establece en su artículo 4° las formas de gestión de los residuos peligrosos.
Este es una parte del marco normativo al cual nosotros como Rama Judicial del Poder Público respondemos comprometidos con el medio ambiente y la sostenibilidad del planeta, con las limitaciones que los recursos nos imponen. Sin embargo, somos conscientes, que desde nuestra función misional debemos responder a los imperativos establecidos en la norma NTC 6256:2018 en los numerales 6.3: Aspectos Ambientales: 6.3.1. Generalidades; 6.3.2. Planificación de acciones ambientales; 6.4 Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental y planificación para lograrlos; numeral 10. Mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental, pero al mismo tiempo es necesario comprender que esta es una tarea que se viene realizando desde las Direcciones Seccionales de Administración Judicial, con el apoyo indeclinable de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial, cada uno desde el ámbito que le corresponde dada su función jurisdiccional o administrativa, según sea el caso, por ésta razón invitamos al Equipo Auditor que ante duda razonable, sean los Directores Seccionales de Administración Judicial, quienes orienten, sustenten y muestren las evidencias que en materia ambiental hemos logrado, con el concurso del Consejo Superior de la Judicatura, los Consejos Seccionales de Administración Judicial y los Lideres de los Despachos Judiciales, teniendo como marco los objetivos establecidos, a saber:
- Conservar y aprovechar de manera racional y eficiente los recursos naturales utilizados por la entidad, en especial el uso del papel, el agua y la energía;
- Prevenir la contaminación ambiental potencial generada por las actividades administrativas y judiciales;
- Gestionar ambientalmente los residuos sólidos generados;
- Garantizar el oportuno y eficaz cumplimiento de la legislación ambiental aplicable a las actividades administrativas y laborales;
- Propiciar un ambiente de trabajo seguro y saludable para los empleados y funcionarios judiciales;
- Garantizar la aplicación eficaz y verificable de un sistema de gestión ambiental con el fin de lograr mejoras continuas en el desempeño ambiental;
- Internalizar en los miembros de la entidad los objetivos y metas ambientales;
- Cumplir oportunamente con la legislación ambiental aplicable a las actividades que genere la organización;
- Mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad y del Medio Ambiente "SIGCMA
No quisiera terminar sin recomendarles que visite nuestro WEB SITE donde encontraran la información de los desarrollos en materia de Gestión Ambiental, desde dos ópticas: la primera en las sedes certificadas en la Norma NTC ISO 14001:2015 y la segundo en las sedes Administrativas y Judiciales que están certificadas en la norma NTC ISO 9001:2015 y que se presentan hoy a certificación en la Norma Técnica 6256:2918, cuya exigencia evidentemente no es la misma, pro que esta orientada a generar consciencia ambiental.
Agradecemos desde ya las oportunidades y recomendaciones con el fin de mejorar el SIGCMA, con base en las normas que van a ser auditadas, pues como ustedes pueden observar será auditado el 98% de la Rama Judicial y estamos atentos a dejarnos observar, con el fin de saber cómo podemos mejorar para dar una mejor respuesta a nuestras partes interesadas.
Auguro éxitos en este proceso, con la seguridad que todas las recomendaciones que nos realice el Equipo Auditor serán tenidas en cuenta en el marco de la mejora continua.
