El dia 10 de mayo del presente año, se llevó a cabo la capacitación en Pensamiento Basado en Riesgos y Riesgos Ambientales, la cuál estuvo presidida por la Magistrada Lider del SIGCMA la Doctora Martha Lucía Olano de Noguera y la Directora de la UDAE la Doctora Ofelia Betancourt Hernández, dirigida por el Doctor William Espinosa Santamaría Coordinador Nacional del SIGCMA, la cuál contó con la participación de los conferencistas del Icontec Doctor José Edilberto Pinzón, quien realizó la presentación y capacitación en Pensamiento Basados en Riesgos, posteriormente el Doctor Cesar Nates realizó la presentación en Riesgos Ambientales, la capacitación contó con la asistencia de más de 450 servidores judiciales tanto de dependencias administrativas como judiciales.
A continuación palabras de la Magistrada Lider del SIGCMA, Doctora Martha Lucía Olano de Noguera:
Permítanme agradecerles por su participación en este espacio de formación en torno al pensamiento basado en riesgos, que viene liderando la Coordinación Nacional del SIGCMA, cuyo objetivo es tener presente lo tipificado en los modelos de gestión respecto a los riesgos organizacionales, desde la óptica de calidad y por supuesto desde la óptica del sistema de gestión ambiental, proceso que se traducirá en la identificación de los riesgos propios de la Entidad en cada uno de los sistemas y procesos los cuales se documentaran en el instrumento que para tal efecto hemos diseñado.
En este contexto, si consideramos específicamente lo que establecen las Estructuras de Alto Nivel, la norma ISO 9001:2015, descubrimos que el pensamiento basado en el riesgo tiene el alcance que antes tenía la "acción preventiva". Sin embargo, conviene anotar que la "acción preventiva" se desarrollaba en la versión 2008 de la norma ISO 9001 en una cláusula separada, en tanto que, en la versión 2015, el pensamiento basado en el riesgo está presente en toda la norma, se constituye en el eje central de todo el sistema de gestión, de ahí que todos los procesos requieren evaluación permanente del riesgo.
En el mismo sentido hemos de tener presente que las oportunidades de mejora, las acciones correctivas, la identificación de oportunidades, el establecimiento de controles, entre otros, requiere considerar el pensamiento basado en el riesgo, ello quiere decir, que toda nuestra gestión debe tener presente el pensamiento basado en riesgos, es decir, cuáles son los posibles riesgos que pueden afectar nuestra función misional de administrar justicia.
Por supuesto, esto no supone que el sistema este basado en posibilidades negativas. Por el contrario; las organizaciones utilizarán el pensamiento basado en riesgos como herramienta para identificar oportunidades que representen beneficios en el mediano plazo.
Como lo hemos aprendido en otras oportunidades, en los eventos nacionales del SIGCMA y en los Diplomados que hemos realizado con el Instituto Colombiano de Normas técnicas y Certificación, el pensamiento basado en riesgos lo encontramos en primer lugar en el contexto de la organización, ello indica que nosotros debemos, a partir de análisis del contexto de la organización, identificar como una de las primeras tareas que efectuamos para implementar un sistema de gestión de calidad, el pensamiento basado en la norma ISO 9001.
Acorde con lo anterior, tenemos presente que, desde ahí, desde el momento en el que abordamos un sistema de gestión de calidad ya empezamos a considerar el pensamiento basado en el riesgo, desde el momento mismo en el que, producto del análisis sobre nuestra función misional, evaluamos el riesgo que implica no satisfacer las necesidades de las partes interesadas, conforme a la Constitución y la Ley y los riesgos internos y externos que conforman el entorno de la organización.
En el mismo sentido, es esencial el Liderazgo, empezando por el compromiso de la Alta Dirección de la Entidad, que está llamada a abordar los riesgos y las oportunidades que podrían afectar el sistema, siempre pensando en tratar los riesgos en forma preventiva.
Por esta razón, el proceso de Planificación que hemos realizado, desde el diseño, elaboración y mejora permanente del Plan de Acción, que parte desde el análisis del contexto, pasando por el diseño de las estrategias para abordar los mismos, hace referencia a la obligación que tiene la organización de identificar los riesgos, y crear planes para tratarlos, de tal forma que el sistema sea uno, coherente, articulado, concatenado.
Por ello, como veremos en la explicación de la matriz de riesgos, es necesario implementar controles para las acciones descritas en el Plan de Acción, pensando por supuesto, en la prevención del riesgo, es decir, pensamiento basado en riesgos.
De la misma forma es necesario tener presente que el instrumento que vamos a implementar ha sido diseñado teniendo en cuenta lo planteado en la norma NTC ISO 31000, la cual nos ha llevado a dimensionar nuestra política de riesgos, fundamentada en la Independencia que tipifica a la Rama Judicial, de ahí que la Guía de Administración del Riesgo del DAFP, constituye eso, una guía, que nos permite adoptar mecanismos de interrelación, pero que no nos aplica a nosotros.
Nosotros adoptamos el pensamiento basado en riesgo establecido en las Estructuras de Alto Nivel y por ende en la norma NTC 6256:2018 el cual está vinculado a la toma de decisiones.
No quisiera terminar sin agradecerles nuevamente su compromiso con el SIGCMA y por ende con la calidad de nuestros procesos en beneficio de los ciudadanos, y, en este sentido les agradezco:
- A las Dependencias Judiciales, de acuerdo a los compromisos establecidos, remitir a más tardar el próximo 14 de mayo los Planes de Acción debidamente diligenciados, los cuales son insumo fundamental para la matriz de riesgos, adicionalmente recuerden que debemos publicarlas en el micrositio del SIGCMA;
- Quiero recordarles que el segundo jueves de cada mes será el Dia Ambiental y en tal sentido realizaremos una actividad desde la Coordinación Nacional, el día 13 de mayo de 2:30 a 3:30 p.m.; agradecemos su asistencia;
- El 20 de mayo se llevará a cabo el Comité Nacional del SIGCMA, de 8:00 a.m. a 12:00 m, en el cual se socializará el Plan de Auditorías Internas Ciclo 2021 en tiempos de Pandemia y,
- El 27 de mayo de 8:00 a.m. a 10:30 a.m. realizaremos el proceso de Formación en Tablas de Retención Documental.
