El día 29 de julio del presente año, se llevo a cabo el Comité Nacional del SIGCMA, el cual estuvo presidido por la Magistrada Líder del SIGCMA la Doctora Martha Lucia Olano de Noguera, el Director Ejecutivo de Administración Judicial Doctor Jose Mauricio Cuesta Gómez, la Directora de la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico la Doctora Ofelia Betancour Hernández y dirigido por el Coordinador Nacional del SIGCMA Doctor William Espinosa Santamaría, donde además contó con la participación del Doctora Milagros Elena Ramos Blanco y el Doctor Jesús Zapata Profesional Foros y Eventos del ICONTEC.
A continuación Palabras de la Magistrada Líder del SIGCMA Doctora Martha Lucia Olano de Noguera:
Respetados Servidores Judiciales de los Despachos Administrativos y Judiciales certificados:
En primer lugar, quiero darle un saludo de bienvenida y de agradecimiento muy especial a la Doctora Sonia Alixter Daza, nuestra ex Coordinadora del SIGCMA en Cúcuta, Norte de Santander.
La Doctora Sonia se pensionó el pasado 30 de junio y estuvo durante veintidós (22) años al servicio de la Rama Judicial.
Debo manifestar que el SIGCMA se implementó en Norte de Santander: Consejo y Dirección, gracias al liderazgo de la Doctora Sonia, pero más allá de ello, desde su implementación, el compromiso, liderazgo, dedicación para el mantenimiento del mismo han sido invaluables, así como los aportes permanentes para la mejora continua del sistema.
Bien podríamos decir, sin temor a equivocarnos, que ella se constituyó en el paradigma de calidad tanto en el Consejo como en la Dirección Seccional de Norte de Santander, ya que era ejemplo de calidad, de exigencia, de rigurosidad, pero también de comprensión y colaboración, no solamente desde el punto de vista de la gestión encomendada en el marco de sus funciones como servidora judicial, sino como ser humano, ya que procuró que el SIGCMA fuera una realidad, como modelo y arquetipo en su diario quehacer, dejándonos entrever que la calidad nace desde la esencia misma del ser humano y propende por la asunción del mismo.
Doctora Sonia de manera especial, muchas gracias, por su entrega generosa, por su compromiso y enseñanzas, que el Dios de la vida, no cese de colmarla de bendiciones en el camino que inicia, en el cual le auguramos éxitos, prosperidad y mucha felicidad, dedíquese a ser sencillamente feliz, consigo misma y con su hermosa familia.
En el mismo contexto quiero agradecer la participación de la Doctora Milagros Elena Ramos Blanco Conferencista Experta en Auditorías Remotas de Sistemas de Gestión-ICONTEC y del Doctor Jesús Zapata Profesional Foros y Eventos ICONTEC
Ahora bien, como ustedes saben, el próximo lunes dos (02) de agosto iniciaremos las Auditorías Internas al SIGCMA, de acuerdo con el Programa de Auditorías aprobado el pasado 20 de mayo de 2021, en el Comité Nacional del SIGCMA.
Como ustedes bien saben, la norma ISO 19011 proporciona directrices para la realización de auditorías en sistemas de gestión independientemente de si son de calidad, ambiental u otras, como en el caso nuestro en el que se auditara la norma NTC 6256:2018 norma específica de la Rama Judicial.
La gestión del programa de auditorías se establece mediante la mejora continua, con un proceso de flujo de operaciones, razón por la cual se realiza un planteamiento abierto enfocado a una planificación de auditorías y se tienen en cuenta varios puntos a la hora de realizar dicho plan de auditorías, como se explicó en el Taller de Auditorías realizado el pasado 08 de julio.
En este contexto quiero, de manera sucinta recordar algunos criterios necesarios para el éxito de estas, a saber:
1) ESTABLECER UN PROGRAMA DE AUDITORÍA:
- El programa de Auditoría debe ser flexible, para permitir los cambios a medida que se desarrollan las actividades de auditoría.
- Debe proporcionar la base para llegar a un acuerdo con el auditado y el equipo que audita, coordinando las actividades de la auditoría, la cual debe ser realizada considerando las condiciones de la "nueva normalidad" generada a causa del COVID-19.
- El programa debe estar registrado y cumplir con el estándar de la documentación establecido en la Entidad de tal forma que se facilite el control documental. Incluyendo los siguientes puntos de la norma, a saber:
- Roles y responsabilidades de los servidores judiciales responsables de la gestión del programa de auditoría;
- Definir los responsables (Líderes de Proceso) dentro de la gestión del programa de auditoría y la extensión del propio programa según los objetivos determinados;
- Tener en cuenta aspectos externos e internos, riesgos y oportunidades que puedan interferir en el programa y si generan acciones, abordarlas mediante una integración de actividades dentro de la auditoría;
- Se debe asignar los roles y responsabilidades pertinentes del equipo auditor y la competencia para el desarrollo de dichas actividades que pueden encontrarse dentro del programa de auditoría;
- los procesos establecidos dentro de dicho programa, ha de incluir:
- Coordinación y planificación de fechas en calendario para la realización de las auditorías;
- Establecer los objetivos, alcances y criterios a tener en cuenta, determinando métodos a seguir y equipo auditor;
- Establecer procesos de comunicación externos e internos;
- Evaluar equipo auditor;
- Plan de tratamiento de quejas y solución de conflictos;
- Como ha de ser el seguimiento de la auditoría;
- Presentación de los informes que genere la auditoría, a las diferentes partes interesadas.
2) DOCUMENTOS DEL SISTEMA:
No quiero extenderme, pero de manera precisa quiero felicitar a los lideres de proceso que han enviado los documentos que se han subido al micrositio, los cuales son fundamentales para el proceso de auditorías, tanto internas, como externas y animo a quienes aún no lo han hecho para que por favor vayan remitiendo la información a la Coordinación Nacional, con el fin de que sea revisada, aprobada y alojada en el micrositio.
Finalmente quiero animar a nuestros servidores judiciales a continuar en el marco de proceso de formación de competencias en modelos de gestión a través de los Diplomados que, desde la Coordinación Nacional se van a realizar con el ICONTEC.
