Definir y mantener actualizada la política de gestión documental, los lineamientos e instrumentos archivísticos de la Rama Judicial, conforme a las mejores prácticas y regulaciones existentes en esta materia, y propender por su correcta aplicación en las diferentes jurisdicciones, especialidades y niveles territoriales, así como su seguimiento y mejoramiento, con el fin de proteger el patrimonio documental y salvaguardar la memoria institucional y desde el punto de vista tecnológico, proponer al Consejo Superior de la Judicatura la incorporación de Tecnologías de la Información para la gestión y conservación de los documentos de archivo electrónicos y velar por el correcto funcionamiento del sistema para la gestión de la correspondencia, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo.
En la Dirección Seccional de la Administración Judicial de Pereira se implementan importantes actividades relacionadas con la gestión documental y la administración de archivos, que incluyen:
- Implementación de Tablas de Retención Documental:
- Uso del PGD (programa de gestión documental), que asegura una correcta gestión y conservación de los documentos.
- Administración de Archivos Centrales de la Rama Judicial:
- Verificación y control de las variaciones de la correspondencia oficial tramitada.
- Supervisión de las variaciones de los ingresos de correspondencia externa oficial.
Para consultar este proceso en el SIGCMA, ingresar a:
En el siguiente apartado, podrá encontrar los seguimientos trimestrales a los instrumentos SIGCMA, realizados con cada líder de proceso y su equipo de trabajo:
- Plan de acción
- Matriz de riesgos
- Indicadores
- Salidas no conformes
Estos seguimientos permiten a la Corporación monitorear el cumplimiento de las actividades planificadas, identificar y evaluar los riesgos potenciales, medir el rendimiento a través de indicadores clave y gestionar adecuadamente cualquier desviación o no conformidad. Este enfoque integral permite ajustar estrategias y mejorar continuamente los procesos para alcanzar los objetivos establecidos.
Para conocer el Plan de Acción Institucional 2025 actualizado, hacer clic aquí.