Rama Judicial

Para descargar el Protocolo institucional para la gestión de documentos electrónicos haga (clic aquí).

Para descargar la infografía que resume las principales ideas de este protocolo, haga (clic aquí).

El Consejo Superior de la Judicatura actualizó los lineamientos funcionales establecidos en el Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente, con el objetivo de brindar parámetros y estándares a los servidores judiciales para la digitalización (escaneo), producción, gestión y tratamiento estandarizado de los documentos y expedientes electrónicos.

Las pautas y lineamientos que se actualizaron en el Protocolo están detallados en los capítulos:

✅ Instructivo básico para la aplicación del Protocolo en el Área Administrativa

1. Creación y Organización de Carpetas

Carpeta principal del expediente: Debe identificarse con el Código Único de Identificación (C.U.I) de 23 dígitos.

Ejemplo: 11001750302520200234501

Subcarpetas por etapas procesales:Se crean según el orden cronológico y se nombran con numeración y etapa:

01PrimeraInstancia

02SegundaInstancia

03RecursosExtraordinarios

04Ejecucion.

Carpetas internas:Dentro de cada etapa, crear carpetas para cuadernos:

C01CuadernoPrincipal

C02IncidenteMedidaCautelar, etc.

2. Nombramiento de Archivos

Reglas básicas:

Máximo 40 caracteres.

Sin espacios, guiones ni caracteres especiales.

Usar mayúscula inicial en cada palabra.

Formato de fecha: AAAAMMDD.

Ejemplos correctos:

01Demanda20240105

02AnexosDemanda20240105.

Evitar: Tildes, abreviaturas, pronombres y preposiciones.

3. Clasificación de la Información

Series y subseries documentales: Basarse en las Tablas de Retención Documental (ver Anexo 1 del protocolo).

Ejemplo:

Serie: Expedientes de Procesos Judiciales.

Subserie: Procesos Declarativos.

Índice electrónico: Cada expediente debe tener un índice en formato Excel (Anexo 4).

Registrar metadatos: nombre del documento, fecha, número de páginas, formato, origen (electrónico o digitalizado).

Convertir el índice a PDF y firmarlo electrónicamente al cierre del expediente.

4. Digitalización de Documentos Físicos

Especificaciones técnicas: Resolución: entre 300 y 600 ppp.

Formato: PDF/A o PDF.

Escala de grises (usar color solo si es necesario).

Aplicar OCR si el escáner lo permite.

Control de calidad: Verificar legibilidad, orientación vertical y ausencia de manchas o bordes negros.

5. Almacenamiento y Compartición

Repositorio: Usar OneDrive como almacenamiento transitorio.

Crear carpeta ProcesosArchivados para expedientes cerrados.

Privacidad: Compartir solo con usuarios autorizados mediante opción “Personas determinadas” en OneDrive.

Configurar permisos: deshabilitar edición y bloquear descarga si se requiere solo visibilidad.

6. Cierre y Disposición Final

Auto de archivo: Al finalizar el proceso, cerrar el índice electrónico y firmarlo electrónicamente.

Retención: Cumplir los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental (ejemplo: 20 años).

✅ Conclusión

Este protocolo busca garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad de los expedientes judiciales electrónicos, evitando la fragmentación y asegurando la correcta clasificación y conservación de la información.

La implementación de este protocolo permite a los despachos judiciales:

Conformar y administrar electrónicamente los documentos del expediente judicial durante su ciclo de vida, bajo estándares de autenticidad, integridad, unidad, fiabilidad y disponibilidad.

Trabajar a partir de la creación de carpetas electrónicas y el diligenciamiento y actualización del formato de índice electrónico por cada expediente para que no se fragmente y mantenga su integridad como unidad documental.

Nombrar las carpetas y documentos electrónicos con denominaciones estándar y teniendo en cuentas las series y subseries documentales de las tablas de retención documental.

Los lineamientos técnicos se actualizarán conforme la evolución del Plan de digitalización.