SGDE

Es una herramienta diseñada y adaptada técnicamente para ofrecer el almacenamiento, disposición, acceso, y gestión de los documentos de los expedientes de procesos judiciales.

Se encuentra dirigida a todos los actores de la Rama Judicial involucrados en la gestión de los documentos y expedientes judiciales. Esto incluye magistrados, jueces, empleados judiciales, y personal de apoyo que interactúa con el sistema de gestión documental.

Seguimos avanzando en la estabilización del sistema. ¡En Risaralda estamos comprometidos con la mejora continua!

¡EVIDENCIAS DE CAPACITACIONES SGDE EN NUESTRO DISTRITO JUDICIAL!

¿Cuál es el marco normativo de la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica de la Rama Judicial?
• Acuerdo PCSJA23-12094 del 11 de octubre de 2023 «Por el cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión Judicial de la Rama Judicial ‒ SIUGJ y se definen lineamientos para su implementación y administración»
• Circular PCSJC24-23 del 26 de julio de 2024 sobre lineamientos para la implementación, uso y manejo del Expediente Judicial Electrónico en la Rama Judicial, como uno de los servicios del SIUGJ.

¿El Sistema de Gestión Documental Electrónica - SGDE hace parte del SIUGJ?
Si, este sistema hace parte del ecosistema SIUGJ y constituye el elemento fundamental para la gestión del expediente judicial de manera electrónica bajo parámetros de de integridad, unicidad, disponibilidad y seguridad en cumplimiento de los lineamientos en materia de gestión documental y archivística definidos por el Estado colombiano y los instrumentos, marcos o estándares que adopte el Consejo Superior de la Judicatura en esta materia, expedidos por el Centro de Documentación Judicial CENDOJ a través de sus protocolos.

¿Por qué se implementará el Sistema de Gestión Documental Electrónica en la Rama Judicial?
Con esta implementación se busca continuar avanzando en los esfuerzos en materia de digitalización, centralizando en un único sistema de gestión documental todos los documentos de los expedientes que hoy son gestionados en diferentes plataformas, esto garantiza que la información sea íntegra, disponible y segura. Todo lo anterior cumpliendo con estándares nacionales e internacionales de gestión documental adoptados por la Rama Judicial a través sus protocolos.

¿Cuál es el propósito de la adopción y uso obligatorio del Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) en la Rama Judicial?
La adopción del Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) es obligatoria para todas las jurisdicciones y especialidades de la Rama Judicial, como parte del sistema SIUGJ. Esto significa que, conforme el sistema se implemente de manera progresiva, todos los despachos y dependencias judiciales deberán utilizarlo de acuerdo con lo dispuesto en el Acuerdo 12094 de 2023.
El objetivo es que para el año 2025, todos los despachos manejen sus expedientes a través del SGDE. Para alcanzar esta meta, se deberán llevar a cabo diversas actividades, como adaptar la herramienta a las necesidades de la Rama Judicial, validar la calidad de los expedientes digitalizados, integrarla con otros sistemas existentes, establecer una fecha de implementación definitiva y proporcionar apoyo y mantenimiento continuo para facilitar la adopción digital.

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Estimados miembros de los despachos judiciales:

Nos dirigimos a ustedes para agradecerles por su compromiso y trabajo adelantado para el inicio del uso progresivo del Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE), una herramienta diseñada para optimizar el uso y manejo del expediente judicial electrónico en la Rama Judicial.

Llegar hasta este momento ha sido un trabajo conjunto entre el Consejo Superior de la Judicatura, el Centro de Documentación Judicial (CENDOJ), la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial a través de la Unidad de Transformación Digital e Informática, los consejos y direcciones seccionales, y los despachos y dependencias priorizados de la primera y segunda fase en los distritos de Bogotá, Bucaramanga, Tunja, Pereira, Cali, Villavicencio, Barranquilla, Medellín, Neiva, Ibagué, Valledupar y Yopal.

Ese trabajo nos ha permitido adelantar las siguientes actividades:  

Adaptación de la herramientas a las necesidades de la Rama Judicial

Desde 2023 iniciamos mesas de trabajo y espacios colaborativos con los servidores judiciales para el entendimiento de las necesidades funcionales en la adaptación de la herramienta en su primera versión de evolución. La experiencia de los usuarios es nuestra prioridad.

Validación de expedientes y migración

Mediante herramientas digitales, adelantamos la validación de cumplimiento de estándares institucionales de los expedientes digitalizados ya existentes y su migración gradual al Sistema de Gestión Documental Electrónica, bajo los principios de articulación y corresponsabilidad entre los distintos actores.

Día cero de implementación y uso del sistema

La determinación de la salida para el uso del Sistema de Gestión Documental Electrónica se realiza por especialidad y de manera escalonada según sus propias condiciones, para lo cual se informa y se realiza un acompañamiento permanente. Para el distrito de Pereira, el Consejo Seccional de la Judicatura ha expedido, hasta el momento, la ​​Circular No. 0102​​.

Apropiación digital

Desde el inicio del proyecto en mayo de 2024, adelantamos espacios de apertura y sensibilización del proyecto con los distritos priorizados, capacitaciones presenciales y virtuales en el uso del sistema, así como transmisiones en vivo de refuerzo. Estas sesiones han involucrado a cerca de tres mil despachos judiciales.

Nuestro compromiso con el uso y apropiación digital es permanente. Por ello, en caso de que su despacho requiera una capacitación especial, les solicitamos diligenciar el siguiente formulario: Solicitud Capacitación SGDE. El equipo del proyecto se comunicará con ustedes para coordinar la sesión.

Soporte técnico

El equipo técnico, en colaboración con la Unidad de Transformación Digital e Informática (UTDI), junto con los ingenieros y personal de soporte en cada uno de los distritos priorizados, está disponible para atender sus inquietudes sobre usuarios, roles, acceso u otras dudas relacionadas con el sistema. Los canales de soporte habilitados son:

 

Correos electrónicos: 

mesadeayuda@deaj.ramajudicial.gov.co

sistemagestiondocumental@deaj.ramajudicial.gov.co

·  Línea gratuita nacional: 01 8000 124595

Línea en Bogotá: 601 5556666

Celular: 305 8308411

WhatsApp: 305 8308435

Agradecemos su colaboración y compromiso para lograr una transición exitosa y confiable hacia este nuevo sistema, que contribuirá a la optimización de nuestro trabajo y al fortalecimiento de la administración de justicia.